LNU > Støtteordninger > Frifond > Frifond organisasjon > Ofte stilte spørsmål

Ofte stilte spørsmål

Er det noe du lurer på om Frifond organisasjon? Her kan du finne svar på de vanligste spørsmålene søkerne våre har om ordningen.

Hvorfor har ikke søknaden min blitt behandlet?

Alle søknader skal sendes inn gjennom LNUs elektroniske søknadsportal. Vi behandler ingen søknader som blir sendt inn på andre måter. Søknadsportalen vår finner du her. Du må opprette en personlig bruker for å få tilgang til portalen.

Hvorfor snakker LNU om så mange ulike år?

I Frifond organisasjon begynner året i april, når søknaden sendes inn. Siden du søker med tall over medlemmer og lokallag fra 2 år siden, blir det nødvendig å snakke om forskjellige år.

Et kalenderår er et vanlig år, og går fra januar til desember.

Som regel blir pengene fra Frifond organisasjon delt ut i løpet av juli. Innen desember samme år skal sentralleddet dele ut alle pengene til lokallagene. Lokallagene må bruke opp sine tildelte penger før utløpet av 30. juni i kalenderåret etter.  For eksempel: Får et lokallag i din organisasjon 3.000 kroner i september 2017, må de bruke opp disse pengene innen 30. juni 2018.

Noen organisasjoner deler ut penger hele året, og forskutterer altså penger første halvdel av året. Her må sentralleddet passe på at lokallagene har brukt opp pengene tildelt i 2017 før de deler ut nye i 2018. Et lokallag kan bare ha penger fra ett tilsagnsår av gangen. Har lokallaget brukt opp sine 3.000 kroner fra september 2017, kan de motta nye friske penger i mars 2018. 

Organisasjonen har ikke delt ut alle midlene innen 31. desember. Hva gjør jeg med det?

Sentralleddet må dele ut alle pengene innen 31. desember. Eventuelle restmidler må sentralleddet søke om å få overført til neste år. Sentralleddet må rapportere om hvor mye penger som har blitt delt ut til hvor mange lokallag innen 15. januar 2018. Saksbehandleren din kan godkjenne at de eventuelle restmidlene blir overført til neste år. Men dere kan ikke bruke disse pengene før saksbehandler har gitt klarsignal.

Hvis din organisasjon sliter med å dele ut pengene innen fristen, kan du ta kontakt med saksbehandleren din for å få noen gode tips.

Kan lokallagene beholde pengene de ikke har brukt?

Nei! Lokallagene må bruke opp sine tildelte penger innen 30. juni kalenderåret etter de har fått utbetalt pengene. Sentralleddet må ha oversikt over hva lokallagene har brukt sine penger på, og om det gjenstår restmidler etter 30. juni. Sentralleddet må gi sin saksbehandler i LNU beskjed om hvor mye restmidler som gjenstår. Det er bare å sende en melding om dette via søknadsportalen. Utfallet bli ett av disse to alternativene:

  1. Saksbehandler godkjenner at restmidlene kan deles ut på nytt. Sentralleddet må da samle inn restmidlene fra lokallagene og dele dem ut på nytt.
  2. Sentralleddet må betale tilbake restmidlene til LNU. Alle restmidler som blir tilbakebetalt til LNU går samlet i Frifond-potten til neste år.

Det er viktig å ha en strategi for hvordan midlene skal brukes, både for lokallagene og sentralleddet. Det er ikke alltid at en søknad om overføring av restmidler blir godkjent.

Må lokallagene ha egne bankkonti?

Nei. LNU anbefaler at lokallagene har tilgang til egne bankkonti, men det er ikke et absolutt krav. Et kriterium for å kunne søke om penger er likevel at lokallagene er selvstendige og demokratiske, og at de selv bestemmer over sine tildelte penger.

Hva vil det si at et medlem er tellende?

Frifond organisasjon deler ut penger ut fra hvor mange tellende medlemmer og tellende lokallag en organisasjon har. Det er derfor viktig å forstå hva et tellende medlem er. 

For å være tellende medlem i en organisasjon er det tre kriterier som skal oppfylles:

  1. Medlemmet må være under 26 år i grunnlagsåret, det vil si to år før man leverer inn søknaden om støtte fra Frifond organisasjon 
  2. Medlemmet må ha betalt 50 kroner i kontingent 
  3. Medlemmet må ha meldt seg inn i organisasjonen frivillig. Personer under 15 år kan meldes inn av foresatte

Organisasjonen må ha medlemslister med informasjon om enkeltmedlemmer har betalt kontingent eller ikke. Det er viktig å skille mellom hvor mange medlemmer organisasjonen har totalt og hvor mange medlemmer som er tellende. Begge tallene skal oppgis i søknaden. 

Hva med organisasjoner med kollektivt medlemskap?

LNU kan gjøre en særskilt vurdering av organisasjoner som bygger på en annen struktur enn individuelle medlemskap. Da vil LNU også bestemme hvorvidt hvordan man skal måle antallet tilsluttede personer til denne organisasjonen. Vanligvis vil elev- og studentmedlemskap telle én prosent av et vanlig tellende medlemskap.

Kan medlemmer bruke betalingstjenester som for eksempel Vipps ved innbetaling av kontingent?

Nei, betalingstjenester som for eksempel Vipps og MCash tilfredsstiller p.t. ikke LNUs dokumentasjonskrav.

Hva er forskjellen på et tellende og ikke-tellende lokallag?

Et tellende lokallag må være den laveste, selvstendige enheten i organisasjonen. Lokallaget må ha valgt et eget styre, og må ha minst fem tellende medlemmer. Et tellende lokallag må ha kontroll over sin egen økonomi.

Lokallaget må også ha jevnlig aktivitet for å være tellende. Der betyr at lokallag i løpet av året må ha minst én aktivitet utenom styremøte og årsmøte.

Organisasjonen må kunne dokumentere til revisor at alle lokallagene de oppgir som tellende i søknaden til Frifond organisasjon oppfyller alle kriteriene.

Hva må jeg gjøre for å få pengene utbetalt?

Etter at din organisasjon har blitt tildelt penger, må daglig leder og styreleder signere et akseptskjema. Det er kun disse to rollene som har signaturrett. Hvis du som kontaktperson ikke har en av disse rollene, er det viktig at du gir informasjonen videre.

Daglig leder og styreleder vil få tilsendt et kodebrev til sine private bostedsadresser. Det er viktig at navnet til personen står tydelig på postkassen. Det kan være lurt å ta en titt på hvem som står som daglig leder og styreleder når pengene er tildelt, og sørge for at denne informasjonen er oppdatert. Det er organisasjonens eget ansvar å sørge for at kontaktinformasjonen er oppdatert, både til de aktuelle personene og organisasjonen.

Kodebrevet er det som bekrefter at du er deg, og denne koden er lik en skriftlig signatur. Det er derfor viktig at ingen andre enn personen selv benytter seg av koden. Det er også grunnen til at kodebrevet må sendes til mottakers private bostedsadresse, og ikke til organisasjonens adresse. 

Når kommer pengene på konto?

I løpet av mai–juni får LNU vite hvor mye midler Frifond organisasjon har å rutte med det året. Etter dette blir midlene fordelt mellom organisasjonene som har søkt, ut fra en bestemt fordelingsnøkkel. I slutten av juni får organisasjonen et akseptskjema som må signeres før 15. november. Etter at akseptskjemaet er signert, kommer midlene på konto i løpet av ti virkedager.

Hvordan skal vi fordele pengene? 

Stort sett alle organisasjonene som mottar støtte fra Frifond organisasjon, deler ut pengene på forskjellige måter. Her finner dere fem eksempler på ulike måter man kan velge å fordele pengene fra Frifond organisasjon, som alle er innenfor retningslinjene. 

Hvordan bytte kontaktperson i søknadsportalen? 

Det er den som sender inn søknaden som automatisk blir kontaktperson. Dette må ikke være daglig leder eller styreleder, men husk at du ikke har signaturrett hvis du ikke har en av disse to rollene. Hvis du slutter i organisasjonen er det viktig at du bytter til den nye kontaktpersonen før du slutter. LNU har ikke oversikt over ulike utskiftningene i organisasjonene og dette er organisasjonenes eget ansvar.

For å bytte kontaktperson gjør du følgende:

  • Sørg for at den gamle kontaktpersonen blir fjernet som kontaktperson på alle gamle søknader (også fra tidligere år og andre søknader i LNU som for eksempel LNU Kultur)
  • Legg til den nye personen under informasjonen om din organisasjon. Du skal finne en knapp ”Legg til person” under ”Andre verv”.
  • Når den nye personen er lagt til, kan du gå til ”Mine søknader” og finne den aktuelle søknaden. I dette tilfellet ”Frifond organisasjon 2017”.
  • Under fanen ”Søknad” finner du en knapp som heter ”Bytt kontaktperson”. Du vil da få opp en nedtrekksmeny, og du vil kunne velge mellom alle de personene som har personlige profiler i søknadsportalen, som kommer fra din organisasjon.
  • Husk at dette må gjøres før den gamle kontaktpersonen slutter. All kommunikasjon fra LNU om søknaden går via søknadsportalen. Det kan også være lurt at flere har tilgang til søknadsportalen, slik at eventuelle oppdateringer kan gjøres hvis kontaktpersonen blir syk eller går ut i permisjon.

Hvorfor kan vi ikke bruke Vipps eller liknende tjenester til å kreve inn kontingenter? 

Selv om det kanskje er fristende å be medlemmene betale via Vipps eller andre liknende tjenester, er det slik at dokumentasjonen man får fra den typen tjenester, ikke tilfredsstiller alle kravene for dokumentasjon på digital kontingentbetaling. Det vil si at et medlem som har betalt kontingent via Vipps eller en liknende tjeneste, ikke vil regnes som et tellende medlem i organisasjonen. Det er altså teknisk sett mulig å bruke denne typen betalingstjenester til å kreve inn kontingent, men det vil føre til et lavere antall tellende medlemmer i organisasjonen. Et lavere antall tellende medlemmer i organisasjonen, betyr også mindre støtte fra Frifond organisasjon. Her kan dere lese mer om denne tematikken. 

Last ned filer

Kontaktperson

  • Kristin Pernille Lauvstad Tufte

    Organisasjonsrådgiver, Frifond organisasjon

    23 31 05 81
    kristin.tufte@lnu.no

Top