Landsrådet for Norges barne- og ungdomsorganisasjoner

Sjekk hvilke krav som stilles til rapportens innhold i retningslinjer og tilsagnsbrev

I retningslinjene til LNU er det som oftest et eget punkt som heter rapportering. I dette vil man finne hvilke krav den enkelte støtteordning stiller. Alle støtteordninger har sine egne krav til rapportering, så dersom du har fått støtte til et tiltak fra to ulike støtteordninger, kan du som oftest ikke levere samme rapport på begge støtteordningene. I retningslinjene for de ulike støtteordningene er det åpnet for at LNU kan spesifisere hva tilskuddet skal brukes til i et prosjekt. Slike øremerkinger er omtalt i tilsagnsbrevet og vil kunne medføre tileggskrav til rapporten. Søkerorganisasjon godtar krav stilt i retningslinjene og tilsagnsbrevet ved å undertegne akseptskjemaet.

Sjekk om det finnes krav til form på rapporten

I tilegg til krav til innhold kan det være ulike krav til form på rapporten. For eksempel kan det være krav om at rapporten skal utarbeides som en artikkel som skal publiseres på LNU sine nettsider. Noen støtteordninger har også egne skjema som skal brukes. Som regel skal rapporten leveres i signert stand, mens det i noen støtteordninger er mulig å levere rapporten elektronisk.

Tenk rapport underveis

Når du skal i gang med prosjektet vil det være naturlig å ha klarlagt noen milepæler i prosjektet. Ved disse milepælene vil det være lurt å utarbeide korte delrapporter som vil kunne lette arbeidet med hovedapporten til slutt. Ofte er det slik i en frivillig organisasjon at prosjektledere kommer og går, og da vil slike rapporter kunne være til stor hjelp for den som skal utarbeide sluttrapporten og sikre kontinuitet i prosjektet.

Regnskap

Det er viktig å føre regnskap for prosjektet underveis slik at man får god økonomistyring. Da kan man foreta justeringer kontinuerlig, slik at man slipper store avvik i forhold til budsjettet. Samarbeid gjerne med økonomiansvarlig i organisasjonen. Lag et godt system for oppbevaring av bilag. Plastposer med krøllete kvitteringer er sjelden populært verken hos revisor eller LNU.

Flere støtteordninger stiller krav til revisjon av regnskapet. Det finnes flere ulike revisjonsstandarder. Organisasjonen må gjøre seg kjent med hvilken standard som kreves på den aktuelle støtteordningen. Dersom det stilles krav til revisjon av regnskapet, må man huske på at det kan ta noe tid. Undersøk med revisor hvor lang tid dette tar, slik at man klarer å levere innen fristen.

Prosjektgjennomføring

I søknaden la man fram en plan over hvilke aktiviteter som skulle gjennomføres. Ble disse gjennomført som planlagt, eller er det store avvik i forhold til det som ble omtalt i søknaden? Avvik i forhold til søknaden må forklares i rapporten. Store endringer i prosjektet må alltid være avtalt med LNU. Hva gjorde dere i aktiviteten, hvor mange deltakere var med og hvilke erfaringer har organisasjonen gjort?

Det er viktig å trekke frem både de negative og de positive erfaringene prosjektet har ført med seg, slik at erfaringene fra prosjektet har overføringsverdi til videre arbeid i organisasjonene.

Måloppnåelse

Alle støtteordninger har et formål. Når et prosjekt får tilskudd, har LNU vurdert det slik at søker arbeider mot dette formålet. Hvordan er måloppnåelsen i forhold formålet med støtteordningen, og hvordan er måloppnåelsen i forhold til organisasjonens egne målsetninger? Det er ikke alltid man lykkes i et prosjekt – vær ærlig i rapporten.

Eksempler til etterfølgelse

Dersom man har gjort seg konkrete erfaringer som man tenker kan komme til nytte i egne eller andres rekker, bør man ha et eget punkt om dette i rapporten. Det er lov å skryte av seg selv.

Videreføring

I rapporten skal det komme frem hvordan organisasjonen har tenkt å videreføre prosjektet eller resultatene av prosjektet. Dersom prosjektet i sin helhet er avsluttet skal det komme frem hvordan man vil bruke resultatene i organisasjonens daglige drift. Har man fått støtte til å gjennomføre et forprosjekt i et lokallag, bør rapporten inneholde tanker om hvordan man skal dra andre lag med i arbeidet. Dersom prosjektet skal videreføres, skal det legges ved en plan for gjennomføring av resten av prosjektet.

Tidsfrist

I starten av prosjekt bør man lage seg en aktivitetskalender slik at man hele tiden har oversikt over hvilke frister som gjelder. For flere av støtteordningene er det slik at midlene må brukes i det året man fikk dem. Det er ofte ikke mulig å overføre midler fra ett år til et annet, så vær nøye med dette slik at man får godkjent alle utgiftene.

Det er viktig for alle parter at organisasjonen leverer rapporten i tide. Dersom man har problem med dette, må man ta kontakt med LNU for å be om en eventuell utsettelse. Konsekvenser av å ikke levere rapport i tide kan være krav om tilbakebetaling av tilskudd og eventuell stopp i støtte fra andre ordninger i LNU.

Kopi

Husk alltid å ta kopi av rapporten og alle vedlegg før du sender den til LNU. Posten er ikke hva den en gang var.

 

 

Dersom du har flere spørsmål, kan du ta kontakt med saksbehandler på den aktuelle støtteordningen.