Hånd holder oppe et stemmeskilt. Bildet er pikselert for gi en "digital" effekt.

Illustrasjon: LNU

Hvordan holder vi et digitalt årsmøte?

Hverken vedtekter eller koronavirus trenger stå i veien for en vellykket generalforsamling, enten dere er 20 eller 200 deltakere.

På grunn av korona-situasjonen er det ikke mulig å avholde større, fysiske møter midt i årsmøteperioden til mange organisasjoner. Da kan det være et alternativ å gjennomføre årsmøtet digitalt, over video og med et digitalt system for registrering og votering. Det kan være særlig aktuelt for organisasjoner som trenger at årsmøtet behandler viktige saker som årsregnskap og valg av nytt styre før sommeren.

Kan vi avholde årsmøtet vårt digitalt?

Svaret er ja. Fra før av kan alle organisasjoner som ikke har krav om fysisk årsmøte i sine vedtekter, mulighet til å avholde det i andre betryggende former. Med en ny forskrift til aksjeloven, som ifølge Frivillighet Norge også gjelder for foreninger, kan nå også organisasjonene med krav om fysisk årsmøte gjøre det digitalt så lenge koronasituasjonen pågår. Det samme gjelder styremøter.

Et digitalt møte må imidlertid overholde vedtektenes krav til innkalling, referat og liknende, og den digitale plattformen møtet avholdes på må gi delegatene de samme rettighetene og like gode muligheter til å delta som i et fysisk møte. En juridisk utredning fra advokatselskapet Nordhus & Aarø bestilt av Norsk Musikkråd utdyper dette:

«En forutsetning vil da være at det er mulig for foreningens medlemmer å faktisk delta på møtet. I dette ligger både et krav til at medlemmene har den nødvendige teknologien tilgjengelig og at de har de nødvendige forutsetningene for å kunne ta dette i bruk. Medlemmer må også ha tale- og stemmerett i samsvar med foreningenes vedtekter.»

Det er styret i organisasjonen som innkaller til årsmøte, og det er derfor styret som må vedta at årsmøtet skal avholdes digitalt. I styrebehandlingen bør det komme fram at man har valgt en plattform for det digitale møtet som ivaretar medlemmenes rettigheter.

Hvilke saker bør behandles på et digitalt årsmøte?

Så lenge et digitalt møte avholdes i tråd med vedtektene, kan møtet behandle alle saker det normalt ville ha behandlet. Dere bør imidlertid vurdere om noen av sakene kan utsettes til et senere årsmøte. Det kan for eksempel være saker hvor dere ønsker mye debatt eller forventer mange, motstridende forslag – to situasjoner som kan være krevende å håndtere i et digitalt møte.

Hvis dere ønsker å utsette saker årsmøtet normalt skulle behandlet til senere, må årsmøtet selv vedta utsettelsen. Utsettelsen kan være enten til et senere ekstraordinært årsmøte, som i så fall må innkalles til i tråd med vedtektenes regler om dette, eller til neste ordinære årsmøte, som regel året etter.

I noen tilfeller kan det også være aktuelt å oversende enkelte saker til styret i organisasjonen. Hvis det er aktuelt, må årsmøtet også fatte vedtak om dette. Det vil imidlertid innebære at styret får større innflytelse i organisasjonen, og bør bare gjøres når det er sterke grunner til det.

Hvilke digitale løsninger finnes?

DIY-varianten

I bunnen vil dere ha behov for en plattform for å kommunisere, med muligheter for lyd, bilde og tekst. Zoom.us, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Cisco WebEx og GoToWebinar er alle billige løsninger. Muligheten for å dele skjerm, la flere deltakere presentere, styre hvem som har  mulighet til å snakke, og tegne seg til talerliste via chat, gir mulighet til å gjennomføre et helt grunnleggende møte. Men jo flere deltakere, desto vanskeligere vil det være å sørge for at alle har like muligheter for å henge med og bli hørt.

For avstemming vil det være en risiko å basere seg kun på video eller chat for møter som er større en 10-20 deltakere. GoToWebinar har imidlertid en innebygget avstemmningsløsning, og Zoom har en morsom rekke-opp-hånda-løsning som er oversiktlig for møteleder på mindre møter. I Teams er det mulig å gjennomføre avstemninger ved hjelp av egne apper.

En annen løsning er å bruke surveytjenester som Google Skjemaer, Microsoft Forms, Surveymonkey, osv. Disse kan dere bruke på to måter: Enten lage et felles inngangspunkt (én lenke), og la delegatene identifisere seg med delegatnummer eller navn i skjemaet. Eller bruke en e-postliste, hvor det er mulig å spore besvarelsen. For hemmelig valg vil dere være avhengig av å vite hvem som har besvart, men samtidig å ikke koble dette til hva som ble besvart. Mer avanserte tjenester som Surveymonkey, har denne muligheten til anonymisering. En måte å sørge for opptelling av stemmeberettigede er å kreve svar fra alle som er til stede i møtet (med mulighet for å stemme blankt).

Det kan være lurt å en ekstra kanal direkte til møteleder(e) (å sende melding på SMS, for eksempel) for deltakere som faller ut av møtet eller ikke blir sett/hørt. Husk også å gjøre en prøve-gjennomføring, for å finne ut om det er noen «hull i planen».

Oppdatering:
OBOS har en allerede en god stund gjennomført digitale avstemminger gjennom en egenutviklet nettjeneste. Denne er nå (1. mai) lansert for bruk av organisasjoner og mindre foretak for å gjennomføre helt enkle avstemminger. Det kan være en god løsning for å gjennomføre årsmøter for mindre organisasjoner eller lokallag. Les mer på digitaleårsmøter.no.

GoPlenum

For større møter, med krav til strukturert talerstyring, mulighet til å sende løpende endringsforslag, gjennomføre hemmelige valg, og så videre, kan LNU tilby tjenesten GoPlenum til våre medlemsorganisasjoner. Løsningen brukes i tillegg til en videokonferansetjeneste, og ivaretar alle oppgaver i forbindelse med avvikling av, og deltakelse på, en generalforsamling (bortsett fra lyd og bilde).

For organisasjoner som velger denne løsningen betaler LNU for etablering og faste kostnader, og medlemorganisasjonene betaler kostpris pr. møte, basert på hvor mange deltakere det er. Vi organiserer også opplæring i tjenesten for møteledere. Prisen pr. møte blir (inkl. mva.):

  • Opp til 20 deltakere: 4700 kr.
  • Opp til 99 deltakere: 8100 kr.
  • Opp til 250 deltakere: 14 100 kr.

Legg inn en forespørsel her, så tar vi kontakt om gjennomføringen.

Hva bør vi tenke på når vi arrangerer et digitalt årsmøte?

Her er noen råd til gode, digitale møter:

  • Digital møtekultur: Lag regler for god etikette på videomøtet og gjennomgå disse ved møtestart, for eksempel at alle skrur av lyd/video når de ikke har ordet og at man ikke skal debattere i chatten. 
  • Deltakere: Sørg for at de samme deltakerne har tilgang til det digitale møtet som de hadde hatt fysisk. Det betyr både at dere må gi alle med møterett gode forutsetninger til å delta, herunder opplæring og tilgang på riktig programvare. Gjør det mulig for deltakerne å gi beskjed til noen som administrerer møtet dersom de ikke får tilgang til videomøtet eller chatten. Dere må også kunne stenge møtet for deltakere som ikke har møterett dersom hele eller deler av møtet skal skje for lukkede dører.
  • Ordstyring: La ordstyrerne lede møtet som normalt, og lag et oversiktlig system for å tegne seg til ordet, f.eks. ved å be om innlegg i chatten. Publiser talerlisten i videosendingen eller les den høyt, så deltakerne vet om de står i kø eller ikke. Beholde gjerne de samme tidsgrensene for innlegg og replikk som ved andre møter.
  • Votering: Sørg for at voteringer blir gjennomført på en gjennomsiktig og trygg måte. Dette er særlig viktig i skriftlige voteringer, hvor det skal være hemmelig hvem som har stemt på hva. Se forslag til tekniske løsninger under. Husk å skille mellom deltakere som har stemmerett og de som ikke har det, for eksempel ved bruk av delegatnummer.
  • Pauser: Videomøter kan være energikrevende å delta på. Legg opp til hyppigere pauser enn normalt, så er dere sikre på at deltakerne henger med. 

Sitter dere på en god idé eller løsning?

Det er fint å dele! Send gjerne en e-post til jarand@lnu.no.

Publisert 20. mars 2020

Kontaktpersoner

  • Andreas Borud

    Generalsekretær

    915 97 704
    andreas@lnu.no

  • Anna Olerud

    Assisterende generalsekretær

    99112932
    anna@lnu.no

  • Jarand Ullestad

    Informasjonsrådgiver og redaktør

    926 14 303
    jarand@lnu.no

Topp