Medlemskontingent og sporbarhet

Hvordan kan man ivareta sporbarhet når man innkrever medlemskontingent?

LNU og Fordelingsutvalget har fått en rekke henvendelser om Vipps kan brukes til å betale inn medlemskontingent. Dette er ikke et enkelt ja eller nei-spørsmål. Hvis man benytter Vipps så kan man få problemer med sporbarheten. Dette skal vi nå prøve å oppklare.

Hva betyr det at noe skal være sporbart?

Betaling skal kunne knyttes til et bestemt medlem, man må kunne bevise at betalingen gjelder medlemskontingent, det skal komme frem beløpet som er betalt og det er viktig at man kan se hvilken dato betalingen er gjort.

Hva trenger vi å vite som forvaltere av støtteordninger?

For at et medlem skal kunne regnes som et tellende medlem i støtteordninger som Frifond organisasjon og Nasjonal grunnstøtte til frivillige barne- og ungdomsorganisasjoner, er det viktig at vi som forvaltere av støtteordninger kan være sikre på at kontingent er betalt for alle medlemmer organisasjoner oppgir som grunnlagstall i søknader til oss.

Vi må kunne spore betalingen til et gitt medlem, og vite med sikkerhet at denne betalingen gjelder for nettopp dette medlemmet og ikke for noen andre. Vi må også kunne se hvor mye betalingen er på, for å kunne vite at den er på minimum 50 kr pr medlem, og vi må kunne vite at betalingen gjelder medlemskontingent for et bestemt år, og ikke for noe annet. Det skal ikke være noe tvil om hvem og hva en kontingentinnbetaling gjelder.

Det er organisasjonen sitt ansvar å passe på at sporbarheten på deres innbetalinger er god nok. Hvis ikke vil medlemmet ikke kunne telles med i grunnlagstallet oppgitt i de nevnte støtteordningene.

Eksempel:

Når man skal innkreve medlemskontingent via Vipps, må man benytte seg av Vippsnummer. Dette er et eget nummer som registreres på organisasjonen. Har man Vippsnummer kan man opprette kategorier/utsalgssteder som medlemmer kan velge fra. En kategori kan da hete «Medlemskontingent 2021». Velger noen å betale med denne kategorien, kan vi være helt sikre på at denne betalingen gjelder nettopp medlemskontingenten i 2021, og ikke for eksempel pølser og brus i kiosken.

I tillegg er det viktig at vi kan knytte denne betalingen til riktig medlem. Hvis et medlem betaler for seg selv går det klart frem av rapporten dere som organisasjon henter ut fra Vipps. Problemet oppstår hvis det for eksempel er en foresatt som skal betale for sitt barn. Da vil jo ikke navnet på medlemmet være likt navnet på betaler. Dermed må betaler i slike tilfeller benytte seg av meldingsfeltet i Vipps, og skrive inn navnet på den betalingen gjelder for.

Meldingsfeltet er per i dag ikke obligatorisk, så det kan være at noen glemmer å bruke dette feltet. Da er det organisasjonen sin oppgave å sørge for å hente inn dokumentasjon på hvem betalingen gjelder, slik at den kan knyttes til riktig medlem. Denne dokumentasjonen må kunne fremvises på forespørsel i forbindelse med kontroll fra LNU eller Fordelingsutvalget. Medlemmet kan ikke regnes som et tellende medlem hvis denne dokumentasjonen ikke foreligger.

Vi gjør oppmerksom på at samme krav til sporbarhet gjelder for betalinger via kredittkort, SMS og lignende.

For at vi skal kunne godkjenne kontingentbetaling via Vipps må dere:

  • Bruke Vippsnummer
  • Opprette et eget utsalgssted/egne kategorier i Vipps, kun for kontingentbetalinger
  • Sikre at navn på medlem er skrevet inn i meldingsfeltet dersom en foresatt betaler kontingenten
  • Ta vare på salgs- og oppgjørsrapporter fra Vipps for den aktuelle perioden
  • Ha gyldig innlogging til Vipps-portalen tilgjengelig i tilfelle vi ønsker en ekstra kontroll av dokumentasjonen

Publisert 6. mai 2021

Topp