På grunn av korona-situasjonen er det ikke mulig å avholde større, fysiske møter midt i årsmøteperioden til mange organisasjoner. Da kan det være et alternativ å gjennomføre årsmøtet digitalt, over video og med et digitalt system for registrering og votering. Det kan være særlig aktuelt for organisasjoner som trenger at årsmøtet behandler viktige saker som årsregnskap og valg av nytt styre før sommeren.
Svaret er ja. Fra før av kan alle organisasjoner som ikke har krav om fysisk årsmøte i sine vedtekter, mulighet til å avholde det i andre betryggende former. Med en ny forskrift til aksjeloven, som ifølge Frivillighet Norge også gjelder for foreninger, kan nå også organisasjonene med krav om fysisk årsmøte gjøre det digitalt så lenge koronasituasjonen pågår. Det samme gjelder styremøter.
Et digitalt møte må imidlertid overholde vedtektenes krav til innkalling, referat og liknende, og den digitale plattformen møtet avholdes på må gi delegatene de samme rettighetene og like gode muligheter til å delta som i et fysisk møte. En juridisk utredning fra advokatselskapet Nordhus & Aarø bestilt av Norsk Musikkråd utdyper dette:
«En forutsetning vil da være at det er mulig for foreningens medlemmer å faktisk delta på møtet. I dette ligger både et krav til at medlemmene har den nødvendige teknologien tilgjengelig og at de har de nødvendige forutsetningene for å kunne ta dette i bruk. Medlemmer må også ha tale- og stemmerett i samsvar med foreningenes vedtekter.»
Det er styret i organisasjonen som innkaller til årsmøte, og det er derfor styret som må vedta at årsmøtet skal avholdes digitalt. I styrebehandlingen bør det komme fram at man har valgt en plattform for det digitale møtet som ivaretar medlemmenes rettigheter.
Så lenge et digitalt møte avholdes i tråd med vedtektene, kan møtet behandle alle saker det normalt ville ha behandlet. Dere bør imidlertid vurdere om noen av sakene kan utsettes til et senere årsmøte. Det kan for eksempel være saker hvor dere ønsker mye debatt eller forventer mange, motstridende forslag – to situasjoner som kan være krevende å håndtere i et digitalt møte.
Hvis dere ønsker å utsette saker årsmøtet normalt skulle behandlet til senere, må årsmøtet selv vedta utsettelsen. Utsettelsen kan være enten til et senere ekstraordinært årsmøte, som i så fall må innkalles til i tråd med vedtektenes regler om dette, eller til neste ordinære årsmøte, som regel året etter.
I noen tilfeller kan det også være aktuelt å oversende enkelte saker til styret i organisasjonen. Hvis det er aktuelt, må årsmøtet også fatte vedtak om dette. Det vil imidlertid innebære at styret får større innflytelse i organisasjonen, og bør bare gjøres når det er sterke grunner til det.
I bunnen vil dere ha behov for en plattform for å kommunisere, med muligheter for lyd, bilde og tekst. Zoom.us, Microsoft Teams, Google Hangouts Meet, Cisco WebEx og GoToWebinar er alle billige løsninger. Muligheten for å dele skjerm, la flere deltakere presentere, styre hvem som har mulighet til å snakke, og tegne seg til talerliste via chat, gir mulighet til å gjennomføre et helt grunnleggende møte. Men jo flere deltakere, desto vanskeligere vil det være å sørge for at alle har like muligheter for å henge med og bli hørt.
For avstemming vil det være en risiko å basere seg kun på video eller chat for møter som er større en 10-20 deltakere. GoToWebinar har imidlertid en innebygget avstemmningsløsning, og Zoom har en morsom rekke-opp-hånda-løsning som er oversiktlig for møteleder på mindre møter. I Teams er det mulig å gjennomføre avstemninger ved hjelp av egne apper.
En annen løsning er å bruke surveytjenester som Google Skjemaer, Microsoft Forms, Surveymonkey, osv. Disse kan dere bruke på to måter: Enten lage et felles inngangspunkt (én lenke), og la delegatene identifisere seg med delegatnummer eller navn i skjemaet. Eller bruke en e-postliste, hvor det er mulig å spore besvarelsen. For hemmelig valg vil dere være avhengig av å vite hvem som har besvart, men samtidig å ikke koble dette til hva som ble besvart. Mer avanserte tjenester som Surveymonkey, har denne muligheten til anonymisering. En måte å sørge for opptelling av stemmeberettigede er å kreve svar fra alle som er til stede i møtet (med mulighet for å stemme blankt).
Det kan være lurt å en ekstra kanal direkte til møteleder(e) (å sende melding på SMS, for eksempel) for deltakere som faller ut av møtet eller ikke blir sett/hørt. Husk også å gjøre en prøve-gjennomføring, for å finne ut om det er noen «hull i planen».
Oppdatering:
OBOS har en allerede en god stund gjennomført digitale avstemminger gjennom en egenutviklet nettjeneste. Denne er nå (1. mai) lansert for bruk av organisasjoner og mindre foretak for å gjennomføre helt enkle avstemminger. Det kan være en god løsning for å gjennomføre årsmøter for mindre organisasjoner eller lokallag. Les mer på digitaleårsmøter.no.
Her er noen råd til gode, digitale møter:
Det er fint å dele! Send gjerne en e-post til it@lnu.no