Til hovedinnhold
Frifond organisasjon

Rapport

Hvilke informasjon må være med i rapporteringen til Frifond organisasjon?

Rapport 

Frifond-midlane kjem frå overskotet frå Norsk Tipping, og det er Kulturdepartementet som gir LNU tilsegn. Sidan det er offentlege midlar til sjuande og sist som blir delt ut i Frifond organisasjon, krev det også at ein rapporterer på bruken av desse. Både Kulturdepartementet og LNU er interesserte i å følge opp korleis pengane blir brukt, og difor må både lokallag og sentralled i organisasjonar forhalde seg til ulike typar rapportar.  

Sentralleddet skal levere rapport på totalt utdelte midlar til LNU, den 1 mars kvart år, og det vil som hovedregel ikkje bli gitt utsetting på denne fristen. Rapporten kan gjerne leverast tidlegare. 

Lokallaga skal levere rapport for bruk av midlar til sentralleddet. Dette gjerast for kvar utdeling, og det er viktig at rapport for fjorårets-midlar er levert og godkjend (og eventuelle restmidlar betalt tilbake), før eit lokallag kan få utdelt nye midlar. Dette for å sikre at lokallaga brukar pengane på ein måte som er i tråd med retningslinjene, samt at pengane er brukte opp. LNU ser på eit utval slike rapportar når vi er på oppfølgingsbesøk, så difor er det viktig å oppbevare desse på ein god måte. 

Lokallaga skal levere årsrapport kvart år etter den 31.12. Dette er for å få oversikt over kva lokallag som er tellande per dette grunnlagsåret, og blir brukt når ein beregnar kor mykje midlar ein får kvart år. 

Rapportering til LNU 

Denne fremgangsmåten er for organisasjonens sentralledd som skal rapportere til LNU for tilskuddet mottatt i 2022 fra Frifond organisasjon.  Informasjon om rapportering for lokallag finnes på de neste sidene.  

Rapporten skal leveres av deg som er kontaktperson på søknaden. Du trenger dermed ikke være daglig leder eller styreleder for å kunne levere rapport. Ta kontakt med saksbehandler dersom dere ønsker at juridisk ansvarlig på søknaden skal levere rapporten istedenfor.   

Rapportskjemaet finner du inne på søknaden, under fanen «Andre valg». Oppgaven heter «Skrive sluttrapport». Når det er 14 dager igjen til rapportfrist, vil oppgaven åpne seg automatisk. Du vil da finne den under «Mine oppgaver».    

Før du fyller ut rapporten, kan du gjerne lese over tilsagnsbrevet en gang til. Dette er kontrakten mellom din organisasjon og LNU, og her står alt organisasjonen har forpliktet seg til ved å motta Frifond-midler. Signert tilsagnsbrev finner du ved å gå inn på søknaden, trykke på fanen «Arbeidsflyt» og deretter på oppgaven «Akseptere vedtak». Der ligger tilsagnsbrevet som et vedlegg. Du vil også finne tilsagnsbrevet under fanen «Vedlegg» inne på søknaden deres.  

Fremgangsmåte for rapportlevering 

  • Åpne oppgaven «Skrive sluttrapport»  
  • Fyll inn totalt tildelte Frifond-midler per fylke i feltene som heter «Sum tildelt (navn på fylke)». Husk å inkludere eventuelle restmidler som dere har fått godkjent overført til utdeling i 2022.   
  • Fyll inn antall lokallag per fylke som har fått tildelt Frifond-midler i feltene som heter «Antall lokallag i (navn på fylke) som har mottatt tilskudd»  
  • Sjekk om din organisasjon hadde restmidler i fjorårets rapport. Dette sjekker du ved å gå inn på 2021-søknaden deres, trykk på fanen «kommunikasjon» og åpne meldingen «Rapport godkjent». Der står det om dere fikk overført restmidler til 2022, eller om dere ønsket å betale restmidlene tilbake til LNU. Hvis restmidlene ble godkjent overført, skal beløpet fylles inn i feltet «Rest på egen konto fra forrige år». Hvis det ikke står noe om restmidler der, eller dersom dere ønsket å betale de tilbake til LNU, skriver dere 0 i samme felt.  
  • Fyll inn restmidler fra lokallagene i feltet «Rest fra lokallagene». Dette er restmidler lokallagene har betalt tilbake til sentralleddet, og som dere enten har delt ut igjen etter å ha fått det godkjent av LNU, eller har stående på konto. 
  • Fyll inn summen din organisasjon har tatt ut i administrasjonsandel i feltet «Sum brukt til administrasjon». Det er mulig å ta opp til 5 % i administrasjonsandel, ifølge punkt 6 i retningslinjene. Det kan ikke tas administrasjonsandel av overførte restmidler.   
  • Glem renteinntektene – de kan dere beholde!  
  • Feltet «Rest på konto» viser hvor mye organisasjonen din har igjen i eventuelle restmidler. Hvis dette er et positivt beløp, får du spørsmålet «Ønsker dere å søke om å overføre restmidlene dere har på konto?». Her oppgir du om dere ønsker å betale restmidlene tilbake til LNU, eller om dere vil søke om å få beløpet overført til utdeling i 2023. På grunn av korona-situasjonen kommer LNU til å være ekstra fleksibel med hvilke beløp som godkjennes overført.   
  • Skriv et eksempel på en konkret aktivitet Frifond-midlene har gått til. Her skal du skrive om en helt konkret aktivitet, og du kan gjerne bruke eksempler fra dine lokallags rapporter.   
  • Legg ved ett eller flere gode bilder av denne aktiviteten. Navn på fotograf fylles inn i eget felt.   

 

Husk å spør om tillatelse til å bruke bildet, både av personene på bildet og fotografen. Bekreftelse på samtykke skal oppgis nederst i rapporten. Bildene kan bli brukt i Frifond organisasjon sin rapport til Kulturdepartementet, i nettsaker og på sosiale medier.   

Behandling av rapporten 

Rapportene behandles fortløpende. Når rapporten er godkjent, vil saksbehandlingen for det året være avsluttet. Du kan da starte med å forberede neste års søknad, som har søknadsfrist 15. april 2023.   

Hvis du har oppgitt at dere ønsker å betale tilbake restmidler, vil du, når rapporten er behandlet, få tilsendt en egen melding med betalingsinformasjon. Dette gjelder også dersom søknaden om overføring av midler ikke godkjennes. LNU vil ikke dekke et eventuelt «underskudd» av Frifond-midler.   

Ta kontakt med saksbehandler dersom du har spørsmål rundt utfyllingen av rapporten, om restmidler eller annet. Lykke til! 

Lokallagsrapport 

Hvor omfattende må en lokallagsrapport i Frifond organisasjon være? Hva må med – og hva kan man droppe? Akkurat som med sentralleddets rapportering til LNU, er det noen krav for hva lokallagenes rapporter til sentralleddet skal inneholde. 

Disse seks tingene må med i Frifond-rapporten fra lokallaget: 

  • Navn på lokallaget og lokallagslederen 
  • Hvor mye penger de har fått i Frifond-støtte 
  • En enkel oversikt over hva pengene har blitt brukt på, gjerne i form av et enkelt regnskap. Husk at vi i Frifond organisasjon ikke krever at lokallagene leverer kvitteringer til sentralleddet, men at lokallagsleder eller økonomiansvarlig i lokallaget må vite hvor kvitteringene befinner seg og kunne levere dem fra seg hvis kontroll blir nødvendig 
  • En oversikt over om det er Frifond-penger igjen, og i så fall hvilket beløp 
  • En bekreftelse fra lokallagsleder/økonomiansvarlig i lokallaget om at pengene er brukt i henhold til retningslinjene. Husk at dette gjelder både organisasjonens egne retningslinjer for Frifond organisasjon og de nasjonale retningslinjene for Frifond organisasjon 
  • Dato og signatur fra lokallagsleder/økonomiansvarlig i lokallaget 

Tips 

For å gjøre det så enkelt som mulig anbefaler vi at sentralleddet lager en superenkel rapportmal, som alle lokallagsledere kan fylle ut selv, uten hjelp og veiledning fra sentralleddet. Nederst på sida ligger en tom mal som vi anbefaler å tilpasse til din organisasjon, uten at du fjerner noe av informasjonen. 

Malen bør ligge tilgjengelig på et sted alle lokallagsledere har enkel tilgang til. Den kan gjerne være digital, men husk at digitale rapporter også trenger en gyldig signatur. Dere må derfor benytte en trygg signeringsløsning, eller gå for gamlemåten: Be lokallagslederne skrive ut, signere, scanne og sende Frifond-rapporten på e-post tilbake til dere med gyldig signatur.  

Et alternativ er å skrive ut rapportmaler som lokallagsledere kan fylle ut på nasjonale seminarer, sommerleir eller liknende. Da er man sikker på at rapportene faktisk blir fylt ut riktig og av riktig person.  

Nederst på denne siden kan du laste ned en eksempelrapport som vi i LNU har laget. Den kan enkelt gjøres om og bli standardrapporten i deres organisasjon – og brukes av lokallagene til å rapportere på hvordan de har brukt Frifond-pengene de har fått tildelt. 

Årsrapport 

I retningslinjene til Frifond organisasjon punkt 9 står det kva som skal vere med i ein årsrapport for at ein skal kunne vite om dette lokallaget kan vere med i utrekninga av totalt antall tellande lokallag  

En årsrapport må innehalde: 

  • Namn på lokallaget 
  • Kommune- og fylkestilhøyrigheit 
  • Dato for val av sittande styre 
  • Styrets funksjonsperiode (det vil seie dagen styre blir valgt – val av nytt styre) 
  • Namn på styremedlemmane per 31. desember i grunnlagsåret 
  • Skildring av minst ein medlemsretta aktivitet (dette ekskluderer vedtektsfesta møter som styremøter) 
  • Årsrapporten må vere datert og signert av leiaren av styre, eventuelt to av styrets medlemmar, etter telletidspunktet 31.12 i grunnlagsåret. For lokallag som ikkje må ha styre (sjå punkt 8 i retningslinjene) skal årsrapporten signerast og daterast av ein som har tilknytning til laget, for eksempel ein vaksenkontakt. 

 

Bruk gjerne malen vi har som ligg nederst på denne sida. Det er ei enkel A4-side der all nødvendig informasjon er med. Ein kan gjerne bruke ei digital løysing for å samle inn årsrapportar. Då må ein sikre at all informasjonen vi krev til årsrapportar er inkludert i det digitale skjema, og at den som leverer det inn får verifisert seg. I tillegg må ein kunne sjå nøyaktig dato for når det er sendt inn. Vi tillet to-faktor innlogging som signatur.  

 

Ta kontakt med saksbehandler dersom du har spørsmål!

Sofie Kvalsund-Grødahl

Organisasjonsrådgiver, Frifond organisasjon
23310588