ForsidenStøtteordningerFrifondFrifond organisasjonOfte stilte spørsmål

Ofte stilte spørsmål

Er det noe du lurer på om Frifond organisasjon? Her kan du finne svar på de vanligste spørsmålene søkerne våre har om ordningen.

Hvorfor har ikke søknaden min blitt behandlet?

Alle søknader skal sendes inn gjennom LNUs elektroniske søknadsportal. Vi behandler ingen søknader som blir sendt inn på andre måter. Søknadsportalen vår finner du her. Du må opprette en personlig bruker for å få tilgang til portalen.

Hvor finner jeg retningslinjene?

Hvorfor snakker LNU om så mange ulike år?

I Frifond organisasjon begynner året i april, når søknaden sendes inn. Siden du søker med tall over medlemmer og lokallag fra 2 år siden, blir det nødvendig å snakke om forskjellige år.

Et kalenderår er et vanlig år, og går fra januar til desember.

Som regel blir pengene fra Frifond organisasjon delt ut i løpet av juli. Innen desember samme år skal sentralleddet dele ut alle pengene til lokallagene. Lokallagene må bruke opp sine tildelte penger innen 31.desember kalenderåret etter tilsagnsåret.  For eksempel: Får et lokallag i din organisasjon 3.000 kroner i september 2019, må de bruke opp disse pengene innen 31. desember 2020. NB! Dette er nytt fra 2019! Midlene lokallagene fikk i 2018, må brukes opp innen 30. juni 2019. 

Sentralleddet må fortsatt ha oversikt over at lokallagene bruker opp sine tildelte midler, og at bruken følger retningslinjene. Lokallagene kan ikke få tildelt midler fra et nytt tilsagnsår før de gamle er rapportert om og brukt opp.

Organisasjonen har ikke delt ut alle midlene innen 31.desember. Hva gjør jeg med det?

Sentralleddet må dele ut alle pengene innen 31. desember. Eventuelle restmidler må sentralleddet søke om å få overført til neste år. Sentralleddet må rapportere om hvor mye penger som har blitt delt ut til hvor mange lokallag innen 01.mars 2020. Saksbehandleren din kan godkjenne at de eventuelle restmidlene blir overført til neste år. Men dere kan ikke bruke disse pengene før saksbehandler har gitt klarsignal.

Hvis din organisasjon sliter med å dele ut pengene innen fristen, kan du ta kontakt med saksbehandleren din for å få noen gode tips.

Kan lokallagene beholde pengene de ikke har brukt?

Nei.

Lokallagene må bruke opp sine tildelte penger innen 31.desember kalenderåret etter de har fått utbetalt pengene. Sentralleddet må ha oversikt over hva lokallagene har brukt sine penger på, og om det gjenstår restmidler etter 31.desember. Restmidlene fra lokallagene etter 31.desember skal inkluderes i rapporten til LNU. Det skal inngå i feltet ”rest fra foregående år”. I dette feltet skal også eventuelle midler som ikke ble utdelt i forrige tilsagnsår med. For å finne ut om din organisasjon har restmidler fra forrige tilsagnsår, er det lurt å sjekke rapporten i søknadsportalen.

Det er viktig å ha en strategi for hvordan midlene skal brukes, både for lokallagene og sentralleddet. Det er ikke alltid at en søknad om overføring av restmidler blir godkjent.

Må lokallagene ha egne bankkonti?

Nei. LNU anbefaler at lokallagene har tilgang til egne bankkonti, men det er ikke et absolutt krav. Et kriterium for å kunne søke om penger er likevel at lokallagene er selvstendige og demokratiske, og at de selv bestemmer over sine tildelte penger.

Hva vil det si at et medlem er tellende?

Frifond organisasjon deler ut penger ut fra hvor mange tellende medlemmer og tellende lokallag en organisasjon har. Det er derfor viktig å forstå hva et tellende medlem er. 

For å være tellende medlem i en organisasjon er det tre kriterier som skal oppfylles:

  1. Medlemmet må være under 26 år i grunnlagsåret, det vil si to år før man leverer inn søknaden om støtte fra Frifond organisasjon 
  2. Medlemmet må ha betalt 50 kroner i kontingent 
  3. Medlemmet må ha meldt seg inn i organisasjonen frivillig. Personer under 15 år kan meldes inn av foresatte

Organisasjonen må ha medlemslister med informasjon om enkeltmedlemmer har betalt kontingent eller ikke. Det er viktig å skille mellom hvor mange medlemmer organisasjonen har totalt og hvor mange medlemmer som er tellende. Begge tallene skal oppgis i søknaden.

Hva med organisasjoner med kollektivt medlemskap?

LNU kan gjøre en særskilt vurdering av organisasjoner som bygger på en annen struktur enn individuelle medlemskap. Da vil LNU også bestemme hvorvidt hvordan man skal måle antallet tilsluttede personer til denne organisasjonen. Vanligvis vil elev- og studentmedlemskap telle én prosent av et vanlig tellende medlemskap.

Hva er forskjellen på et tellende og ikke-tellende lokallag?

Et tellende lokallag må være den laveste, selvstendige enheten i organisasjonen. Lokallaget må ha valgt et eget styre, og må ha minst fem tellende medlemmer. Et tellende lokallag må ha kontroll over sin egen økonomi.

Lokallaget må også ha jevnlig aktivitet for å være tellende. Der betyr at lokallag i løpet av året må ha minst én aktivitet utenom styremøte og årsmøte.

Organisasjonen må kunne dokumentere til revisor at alle lokallagene de oppgir som tellende i søknaden til Frifond organisasjon oppfyller alle kriteriene.

Søknaden er godkjent, men hvor mye penger får vi?

I Frifond organisasjon blir søknaden behandlet i to omganger. Først blir søknaden sjekket for å se om dere oppfyller kriteriene for støtte, og grunnlagstallene blir godkjent. Det betyr at dere vil få midler. Etter godkjenning, vil dere få en melding fra søknadsportalen om dette.

Siden LNU får sitt tilsagnsbrev fra Kulturdepartementet rundt midten av juni, er det først etter vi har fått dette at vi kan fordele midlene til organisasjonene. Dette blir fordelt etter hvor mange tellende medlemmer og tellende lokallag organisasjonen har. Etter midlene er fordelt, vil dere få et akseptskjema som må signeres av daglig leder og styreleder i søknadsportalen.

Hva må jeg gjøre for å få pengene utbetalt?

Etter at din organisasjon har blitt tildelt penger, må daglig leder og styreleder signere et akseptskjema. Det er kun disse to rollene som har signaturrett. Hvis du som kontaktperson ikke har en av disse rollene, er det viktig at du gir informasjonen videre.

Daglig leder og styreleder vil få tilsendt et kodebrev til sine private bostedsadresser. Det er viktig at navnet til personen står tydelig på postkassen. Det kan være lurt å ta en titt på hvem som står som daglig leder og styreleder når pengene er tildelt, og sørge for at denne informasjonen er oppdatert. Det er organisasjonens eget ansvar å sørge for at kontaktinformasjonen er oppdatert, både til de aktuelle personene og organisasjonen.

Kodebrevet er det som bekrefter at du er deg, og denne koden er lik en skriftlig signatur. Det er derfor viktig at ingen andre enn personen selv benytter seg av koden. Det er også grunnen til at kodebrevet må sendes til mottakers private bostedsadresse, og ikke til organisasjonens adresse.

Når kommer pengene på konto?

I løpet av mai–juni får LNU vite hvor mye midler Frifond organisasjon har å rutte med det året. Etter dette blir midlene fordelt mellom organisasjonene som har søkt, ut fra en bestemt fordelingsnøkkel. I slutten av juni får organisasjonen et akseptskjema som må signeres før 15. november. Etter at akseptskjemaet er signert, kommer midlene på konto i løpet av ti virkedager.

Hvordan skal vi fordele pengene?

Stort sett alle organisasjonene som mottar støtte fra Frifond organisasjon, deler ut pengene på forskjellige måter. Her finner dere fem eksempler på ulike måter man kan velge å fordele pengene fra Frifond organisasjon, som alle er innenfor retningslinjene.

Hvordan bytte kontaktperson i søknadsportalen?

Det er den som sender inn søknaden som automatisk blir kontaktperson. Dette må ikke være daglig leder eller styreleder, men husk at du ikke har signaturrett hvis du ikke har en av disse to rollene. Hvis du slutter i organisasjonen er det viktig at du bytter til den nye kontaktpersonen før du slutter. LNU har ikke oversikt over ulike utskiftningene i organisasjonene og dette er organisasjonenes eget ansvar.

For å bytte kontaktperson gjør du følgende:

  • Sørg for at den gamle kontaktpersonen blir fjernet som kontaktperson på alle gamle søknader (også fra tidligere år og andre søknader i LNU som for eksempel LNU Kultur)
  • Legg til den nye personen under informasjonen om din organisasjon. Du skal finne en knapp ”Legg til person” under ”Andre verv”.
  • Når den nye personen er lagt til, kan du gå til ”Mine søknader” og finne den aktuelle søknaden. I dette tilfellet ”Frifond organisasjon 2017”.
  • Under fanen ”Søknad” finner du en knapp som heter ”Bytt kontaktperson”. Du vil da få opp en nedtrekksmeny, og du vil kunne velge mellom alle de personene som har personlige profiler i søknadsportalen, som kommer fra din organisasjon.
  • Husk at dette må gjøres før den gamle kontaktpersonen slutter. All kommunikasjon fra LNU om søknaden går via søknadsportalen. Det kan også være lurt at flere har tilgang til søknadsportalen, slik at eventuelle oppdateringer kan gjøres hvis kontaktpersonen blir syk eller går ut i permisjon.

Kan vi bruke Vipps til å kreve inn kontigenter?

Ja, det kan dere. Les mer om hva som må til for å kreve inn kontingenter med Vipps her.

Hva skal lokallaget rapportere på?

Lokallaget som har mottatt Frifond-midler må rapportereat at alle pengene har blitt brukt opp innen 31.desember kalenderåret etter tilsagnsåret. Rapporten må vise hva lokallaget har brukt pengene på, men de behøver ikke å levere bilag. Husk at lokallagene må oppbevare disse bilagene i minst 5 år! Vi anbefaler at din organisasjon har en enkel mal som lokallagene må bruke. Dere må ha oversikt over hva lokallagene bruker pengene på, og om de har restmidler. Herfinner du mer informasjon om lokallagsrapportering.

Husk at denne rapporten ikke er det samme som årsrapporten! Årsrapporten fra lokallaget skal vise oversikt over hvem som satt i styret, når styret ble satt, for hvilken periode styret satt, og et eksempel på aktivitet som ble gjennomført. Husk at lokallaget må ha minst 1 medlemsrettet aktivitet for å være tellende! Styremøte og årsmøte telles ikke. Se ellers under spørsmålet om «Dokumentasjonskrav» for mer informasjon om dette.

Hva skjer på et oppfølgingsbesøk?

Hvert besøker LNU ca. 20 % av mottakerorganisasjonene. Formålet med dette besøket er både å bli bedre kjent med din organisasjon, og deres forvaltning av Frifond-midlene. Vi bruker et standardskjema med de samme spørsmålene til alle, og dere får en skriftlig tilbakemelding etter besøket. Det er saksbehandler i Frifond organisasjon og en kollega fra LNU som kommer. Møtet kan ta opp til 2 timer. Vi avslutter med en kontroll av grunnlagstall og lokallagenes rapporter om bruk av midler.

Dette må du klart til besøket:

  • Oversikt over kontingentinnbetalinger for grunnlagsåret (2017 i 2019), husk at kontingenten skal kunne spores tilbake til det enkelte medlem
  • Lokallagsdokumentasjon for grunnlagsåret
  • Dokumentasjon på lokallagenes aktiviteter (altså den bekreftelsen dere har fått fra lokallagene på at midlene de har mottatt er brukt opp/beskrivelse av aktiviteter som er gjort dersom dere har mottatt disse)
  • Transaksjonslister for utbetaling av midler til lokallagene for tilsagnsåret
  • Siste godkjente årsmelding med årsregnskap for sentralleddet
  • Organisasjonens sentrale vedtekter
  • Eventuelle interne skjemaer e.l. som dere bruker i deres forvaltning av midlene fra Frifond organisasjon

Her er noen flere tips:

Medlemslister – det er viktig at dere har medlemslistene klare, og at listene lett viser oversikt over tellende medlemmer. Det fra denne listen vi tar stikkprøver fra. De behøver ikke å være skrevet ut, men må lett finnes fram digitalt.Vi vil se OCR-fil eller giro som er innbetalt, eller dokumentasjonen som kommer fra sms- innbetalinger.

  • Spore kontingent – det er viktig at betalingen viser hvem som har betalt, hva som har blitt betalt og hva betalinger gjelder.
  • Årsrapporter må finnes for hvert tellende lokallag. Årsrapporten må inneholde:
  • info om hvilket grunnlagsår det gjelder
  • signatur av enten leder eller to styremedlemmer
  • Lagets navn, kommune – og fylkestilhørighet
  • Dato for valg av styre
  • Styrets funksjonsperiode
  • Navn på styrets medlemmer per 31. desember i grunnlagsåret
  • Eksempel på aktivitet (det holder å nevne 1, men husk at et lokallag må ha mer enn 1 aktivitet for å være tellende, og styremøter teller ikke som aktivitet).
  • Bruk av midler: lokallagene må levere rapport for bruk av midlene. Rapporten må vise hva midlene har blitt brukt til, og hvordan eventuelle restmidler blir krevd tilbake. Det er sentralleddets ansvar å ha oversikt over dette, og vi vil stille spørsmål rundt det.
  • Ha dokumentasjonen klar! Dette gjelder alt av medlemslister, årsrapporter, rapporter om bruk av midler (se liste ovenfor). Det må ikke være på papir, men må være enkelt å finne fram digitalt. Vi sjekker OCR-filer og sporer betalinger, det er derfor viktig at du eller en kollega som vet, er med på møtet slik at dette kan sjekkes. Hvis din organisasjon ikke har OCR-filene på deres kontor, må dere forberede deres medlemssystem på at vi kommer og vil sjekke OCR. Best er det om dere har fått tilsendt de på forhånd.

Husk at målet med dette møtet er å bli bedre kjent, og det er fin anledning til å spørre oss om hva dere lurer på, og ellers komme med ris/ros!

Hva menes med setningen «Organisasjonen må kunne dokumentere antall tellende medlemmer/lokallag» i retningslinjene?

Hva kreves av medlemslister, årsrapporter, rapporter om bruk av midler?

Dere trenger et sentralt medlemsregister. Dette gjelder også hvis det er lokallagene som krever inn kontingentene. Sentralleddet må ha en oversikt over antall tellende medlemmer i alle lokallag. Disse listene må inneholde navn, adresse, fødselsår, eventuell tilknytting til lokallag og informasjon om betalt kontingent for hvert medlem per 31. desember i grunnlagsåret. Med informasjon så mener vi dato for innbetaling og hvordan vi kan spore innbetalingen.

Husk at dere må ha klar listene over medlemmer for grunnlagsåret når vi kommer på besøk. Det behøver ikke være på papir, men dere må ha klar liste over tellende medlemmer dere søker om støtte for. Listen må altså skille ut de andre medlemmene som er over 26 år, ikke har betalt kontingent eller av andre grunner ikke er tellende. Ut i fra denne listen tar vi stikkprøver og sjekker innbetalingen til utvalgte medlemmer.

Spore innbetalingen ved sentral innkreving:

  • Vipps: rapport – eget Vippsnummer er viktig
  • Sms – hente rapporter fra selskapet
  • Faktura – OCR – viktig at dette er klart hvis dere har et eksternt medlemssystem. Dette kan løses ved at medlemssystemet kan kontaktes via Skype eller lignende. OCR-filer skal sjekkes.

Vi sjekker vedtektene, og det her medlemmenes demokratiske rettigheter skal komme fram.

Sporbarhet ved kontakt betaling til sentralleddet:

Medlemmet må signere på at det er betalt kontingent til gjeldende grunnlagsår. I tillegg må dokumentasjonen inneholde dato for innbetalingen, hvilket år det betales for og størrelsen på kontingenten. Organisasjonen må også dokumentene at kontingenten er gitt til sentralleddet.

Ved lokal innkreving:

Det enkelte lokallag må føre liste over tellende medlemmer. Denne listen skal sendes til sentralt sammen med årsrapporten, uansett hvilken betalingsform som benyttes. Listen må inneholde navn, adresse, fødselsår, om medlemmet har betalt kontingent for grunnlagsåret og størrelsen på den innbetalte kontingenten. Listen må signeres av leder av lokallaget eller to av styrets medlemmer. 

Det kan brukes elektronisk kommunikasjon, men det må være en metode som autentiserer avsender og innholdet av dokumentasjonen.

Husk at dokumentasjonen dere har må vise opplysninger som kreves etter § 5.3 om tellende medlem!

Lokallaget må levere en årsrapport for hvert enkelt grunnlagsår. Selv om styret er valgt for 2 år av gangen, må de levere 1 årsrapport for hvert år. Denne årsrapporten må inneholde adresser til styrets medlemmer. Hvis dette ikke framkommer av årsrapporten, må det kunne vises fram i medlemsregisteret. Det må også vises hvilke vedtekter lokallaget bruker. Husk at det kan leveres f.eks. et referat fra årsmøtet, men dette må inneholde den samme informasjonen som en årsrapport

Når det gjelder dokumentasjon av lokallagene, er dette sentralleddets ansvar. Vi sjekker deres rutiner når vi er på besøk. Som det står i § 8.9 i LNUs retningslinjer for Frifond organisasjon, så må dere i sentralleddet ha rutiner og kontrollhandlinger som sikrer at hvert lokallags bruk av midler går til lokal aktivitet eller til å styrke lokal aktivitet. Dere må altså innhente rapporter fra lokallagene om hva de har brukt sine tildelte Frifond—midler på. Vi tar stikkprøver av disse rapportene når vi er på besøk. Dere må vise hvordan dere følger opp lokallagene, og spesielt hvis noen lokallag ikke har rapportert. Dere må også vise hvordan eventuelle restmidler blir krevd tilbakebetalt. Husk også at lokallaget bare kan ha Frifond-midler fra 1 tilsagnsår av gangen på konto.

Kan lokallagene bruke pengene fritt?

Nei. I § 8.7 spesifiseres det at:

Frifond skal ikke:

  • Disponeres av sentralleddet og/eller mellomliggende lag
  • Brukes til å lønne ansatte
  • Brukes til innsamlingsaktivitet
  • Brukes til å bygge egenkapital
  • Brukes utenfor Norge eller til aktivitet i utlandet
  • Brukes til innkjøp av rusmidler

Det kan være lurt å inkludere dette også i organisasjonens interne retningslinjer. Dette gjør det enklere for også lokallagene å vite avgrensninger om bruk av midlene. Husk at Frifond-midler ikke kan brukes til å honorere for eksempel tillitsvalgte heller. Men et honorar kan gis til for eksempel ekstern kursholder om noe som lokallaget ikke har kompetanse om.

Men kan lokallagene bruke penger på å reise til sentrale arrangementer?

Nei. Likevel er det ofte spørsmål rundt dette, og her skal vi presisere det mer:

Etter punktlisten fortsetter § 8.7 med å spesifisere:

«Sentralleddet kan ikke øremerke Frifond-midler til kjøp av varer eller tjenester fra eget sentralledd gjennom prosjektstøtteordninger. LNU anbefaler organisasjonene å være varsom med ordninger som kan oppfattes som tilbakeføring av Frifond for å finansiere aktivitet i sentralleddet

Men hva er varsom? Og hva regnes som tilbakeføring av midler til sentralleddet? Kan ikke lokallagsledere komme på en lokallagsledersamling med reisen finansiert av Frifond-midler? Det korte svaret her er egentlig nei. Lokallagene kan ikke bruke Frifond-midler til å reise på sentrale arrangementer. Dette selv om betaling av reisen teknisk sett ikke går tilbake til sentralleddet.

Bruk av Frifond-midler på sentrale arrangementer:

Deltakelse på ulike sentrale arrangementer kan på sikt bygge opp lokal aktivitet, og skape et sterkere lokallag. I vårt hefte  ”Frifond for nybegynnere” blir det spesifisert at dette kan gjøres, mot at lokallaget kan vise til hvordan deltakelsen på dette arrangementet faktisk stimulerer til lokal aktivitet. Ut i fra dette er det likevel noen vurderinger som må gjøres i hvert enkelt tilfelle:

  1. omfanget av midlene som benyttes til å dekke slike kostnader. Desto mindre andel av organisasjonens totale Frifond-tildeling som benyttes til dette, desto lettere vil det være å godkjenne praksis. 
  2. tildelingen må utbetales til lokallagene på lik linje med annen Frifondsstøtte. Det vil ikke være innenfor å motregne slik støtte på fakturaer eller andre regnskapstekniske løsninger. Pengene må faktisk utbetales til lokallaget, som all annen støtte fra Frifond. 
  3. andre prosjekter som er tettere knyttet til Frifonds mål, og ikke bare bidrar til å nå målene indirekte, prioriteres over søknader til slike støtte.

Når det gjelder tilbakeføring av midler så er dette et område der det kan være vanskelig å trekke absolutte grenser. Vi er opptatte av at organisasjonene gjør kloke valg, som er med på å bygge opp under Frifonds formål og målsetninger. I slike gråsoner kan organisasjonene som mottar Frifond selv gjøre vurderinger og drøftinger av hvor grensene bør gå, så vil det være LNUs jobb gjennom rapportering og oppfølgningsbesøk å påse at organisasjonenes vurderinger holder vann. 

Noen mottakere av Frifond organisasjon har ikke ønsket å ta på seg en risiko om at LNU vil underkjenne en praksis, de har da bedt konkret om forhåndsgodkjenning av en gitt praksis. Siden LNU ikke kan forhåndskontrollere hvordan en praksis etterleves, har vi sett oss nødt i slike tilfeller til å sette strengere grenser for ordninger som forhåndsgodkjennes, enn av ordninger som organisasjonene selv har utformet etter en konkret helhetsvurdering. 

Hvis organisasjonen ønsker en forhåndsgodkjennelse av for eksempel bruk av prosjektmidler til reise til sentrale arrangementer, ber vi at dere sender oss en konkret tekst som dere ønsker å ta inn i retningslinjene. Hvis dere selv ønsker å utøve dette skjønnet vil jeg oppfordre dere til å vurdere de tre punktene 1-3. Dere må da være forberedt på at dette kan bli spurt ekstra om ved et eventuelt oppfølgningsbesøk, og at vi vil be dere avslutte denne praksisen, hvis for mye av Frifondstøtten går til slike aktiviteter.

Samme avgrensinger gjelder for sentralleddets reise til lokallagene. Lokallagene kan selv invitere sentralleddet til seg for besøk og kursing, men sentralleddet kan ikke invitere seg selv på besøk og bruke Frifond-midler på det. Her må dere også tenke på markedsføringen. Hvis dere oppfordrer lokallagene til å søke Frifond-midler til dette formålet, vil denne aktiviteten ikke være i regi av lokallaget, og dermed være en for sterk føring fra sentralleddet.

Kontaktperson

Topp