ForsidenStøtteordningerFrifondFrifond organisasjonOfte stilte spørsmål

Ofte stilte spørsmål

Er det noe du lurer på om Frifond organisasjon? Her kan du finne svar på de vanligste spørsmålene søkerne våre har om ordningen.

Er du ny som forvalter for Frifond organisasjon, eller har du spørsmål om oppfølgingsbesøk, intern rapportering eller bruk av midler? I videoressursene under vil du finne svar på det aller meste du lurer på knyttet til Frifond organisasjon. Vi anbefaler alle som jobber med Frifond organisasjon å se igjennom disse videoene. 

Nederst på siden finner du presentasjonen med manuset i notatene hvis du ønsker å bla deg igjennom og lese i stede for å lytte til videoen. 

Hvorfor har ikke søknaden min blitt behandlet?

Alle søknader skal sendes inn gjennom LNUs elektroniske søknadsportal. Vi behandler ingen søknader som blir sendt inn på andre måter. Søknadsportalen vår finner du her. Du må opprette en personlig bruker for å få tilgang til portalen.

Hvor finner jeg retningslinjene?

Hvorfor snakker LNU om så mange ulike år?

I Frifond organisasjon begynner året i april, når søknaden sendes inn. Siden du søker med tall over medlemmer og lokallag fra 2 år siden (grunnlagsår), blir det nødvendig å snakke om forskjellige år.

Et kalenderår er et vanlig år, og går fra januar til desember.

Som regel blir pengene fra Frifond organisasjon delt ut i løpet av juli. Innen desember samme år skal sentralleddet dele ut alle pengene til lokallagene. Lokallagene må bruke opp sine tildelte penger innen 31. desember kalenderåret etter tilskuddsåret.  For eksempel: Får et lokallag i din organisasjon 3.000 kroner i september 2020, må de bruke opp disse pengene innen 31. desember 2021. 

Sentralleddet må ha oversikt over at lokallagene bruker opp sine tildelte midler, og at bruken følger retningslinjene. Lokallagene kan ikke få tildelt midler fra et nytt tilskuddsår før de gamle er rapportert om og brukt opp.

Organisasjonen har ikke delt ut alle midlene innen 31. desember. Hva gjør jeg med det?

Sentralleddet må dele ut alle pengene innen 31. desember. Eventuelle restmidler må sentralleddet søke om å få overført til neste år, dette gjøres i rapporten til LNU. Sentralleddet må rapportere om hvor mye penger som har blitt delt ut til hvor mange lokallag innen 01. mars 2021, samt gi informasjon om restmidler. Saksbehandleren din kan godkjenne at de eventuelle restmidlene blir overført til neste år. Men dere kan ikke bruke disse pengene før saksbehandler har gitt klarsignal.

Hvis din organisasjon sliter med å dele ut pengene innen fristen, kan du ta kontakt med saksbehandleren din for å få noen gode tips.

Kan lokallagene beholde pengene de ikke har brukt?

Nei.

Lokallagene må bruke opp sine tildelte penger innen 31. desember kalenderåret etter de har fått utbetalt pengene. Sentralleddet må ha oversikt over hva lokallagene har brukt sine penger på, og om det gjenstår restmidler etter 31. desember. Restmidlene fra lokallagene etter 31. desember skal inkluderes i rapporten til LNU. Det skal inngå i feltet ”rest fra lokallagene”. Se denne veiledningen for hvordan sentralleddet leverer rapport og hvilke tall som skal inkluderes. 

Det er viktig å ha en strategi for hvordan midlene skal brukes, både for lokallagene og sentralleddet. Det er ikke alltid at en søknad om overføring av restmidler blir godkjent.

Må lokallagene ha egne bankkonti?

Nei. LNU anbefaler at lokallagene har tilgang til egne bankkonti, men det er ikke et absolutt krav. Et kriterium for å kunne søke om penger er likevel at lokallagene er selvstendige og demokratiske, og at de selv bestemmer over sine tildelte penger.

Hva vil det si at et medlem er tellende?

Frifond organisasjon deler ut penger ut fra hvor mange tellende medlemmer og tellende lokallag en organisasjon har. Det er derfor viktig å forstå hva et tellende medlem er. 

For å være tellende medlem i en organisasjon er det tre kriterier som skal oppfylles:

  1. Medlemmet må være under 26 år i grunnlagsåret, det vil si to år før man leverer inn søknaden om støtte fra Frifond organisasjon 
  2. Medlemmet må ha betalt minst 50 kroner i kontingent 
  3. Medlemmet må ha meldt seg inn i organisasjonen frivillig. Personer under 15 år kan meldes inn av foresatte

Med «under 26 år i grunnlagsåret» menes til og med det året medlemmet fyller 25 år. Siden medlemstallet ofte endres gjennom hele året, har vi satt et fast telletidspunkt for når samtlige organisasjoner skal gjøre opp status og hente ut tall på tellende medlemmer og tellende lokallag. Dette er 31.12 hvert år. Det betyr at medlemmer som fyller 26 år i løpet av året, ikke er under 26 år på telletidspunktet 31.12. Derfor er et medlem tellende til og med det året hen fyller 25, og ikke det året hen fyller 26. 

Organisasjonen må i tillegg ha medlemslister med informasjon om enkeltmedlemmer har betalt kontingent eller ikke. Det er viktig å skille mellom hvor mange medlemmer organisasjonen har totalt og hvor mange medlemmer som er tellende. Se punkt 8 og 9 i retningslinjene til Frifond organisasjon.

Hva med organisasjoner med kollektivt medlemskap?

LNU kan gjøre en særskilt vurdering av organisasjoner som bygger på en annen struktur enn individuelle medlemskap. Da vil LNU også bestemme hvorvidt hvordan man skal måle antallet tilsluttede personer til denne organisasjonen. Vanligvis vil elev- og studentmedlemskap telle én prosent av et vanlig tellende medlemskap.

Hva er forskjellen på et tellende og ikke-tellende lokallag?

Et tellende lokallag må være den laveste, selvstendige enheten i organisasjonen. Lokallaget må ha valgt et eget styre, og må ha minst fem tellende medlemmer. Et tellende lokallag må ha kontroll over sin egen økonomi.

Lokallaget må også ha jevnlig aktivitet for å være tellende. Der betyr at lokallag i løpet av året må ha minst én aktivitet utenom styremøte og årsmøte.

Organisasjonen må kunne dokumentere at alle lokallagene de oppgir som tellende i søknaden til Frifond organisasjon oppfyller alle kriteriene. Se punkt 8 og 9 i retningslinjene til Frifond organisasjon.

Søknaden er godkjent, men hvor mye penger får vi?

I Frifond organisasjon blir søknaden behandlet i to omganger. Først blir søknaden sjekket for å se om dere oppfyller kriteriene for støtte, i så fall får dere vedtak om godkjente grunnlagstall. Det betyr at dere vil få midler. Etter vedtak, vil dere få en melding fra søknadsportalen om dette.

Siden LNU får sitt tilsagnsbrev fra Kulturdepartementet i mai-juni, er det først etter vi har fått dette at vi kan fordele midlene til organisasjonene. Dette blir fordelt etter hvor mange tellende medlemmer og tellende lokallag organisasjonen har. Etter midlene er fordelt, vil dere få et tilsagnsbrev som må signeres med egen BankID av daglig leder eller den styret bemyndiger. Denne personen må ha rollen «juridisk ansvarlig» i søknadsportalen for å kunne signere tilsagnsbrevet.

Hva må jeg gjøre for å få pengene utbetalt?

Etter at din organisasjon har blitt tildelt penger, må den som har rollen «juridisk ansvarlig» på organisasjonen i søknadsportalen, signere tilsagnsbrevet innen fire uker. Rollen juridisk ansvarlig skal kun innehas av daglig leder eller den styret bemyndiger. Administrator i organisasjonen kan endre rollene. Når tilsagnsbrevet er klart til signering, vil juridisk ansvarlig finne dette under «mine oppgaver» i søknadsportalen.  Tilsagnsbrevet må signeres med personlig BankID.

Når kommer pengene på konto?

I løpet av mai–juni får LNU vite hvor mye midler Frifond organisasjon har å rutte med det året. Etter dette blir midlene fordelt mellom organisasjonene som har søkt, ut fra en bestemt fordelingsnøkkel. Når søknadene er ferdig behandlet og pengene fordelt, vil organisasjonen få et tilsagnsbrev som må signeres i søknadsportalen innen fire uker. Dette vil normalt skje i juni-juli. Etter at tilsagnsbrevet er signert, kommer midlene på konto i løpet av ti virkedager.

Hvordan skal vi fordele pengene?

Stort sett alle organisasjonene som mottar støtte fra Frifond organisasjon, deler ut pengene på forskjellige måter. Her finner dere fem eksempler på ulike måter man kan velge å fordele pengene fra Frifond organisasjon, som alle er innenfor retningslinjene.

Hvordan bytte kontaktperson i søknadsportalen?

Ta kontakt med saksbehandler, som så vil bistå dere med dette.

Kan vi bruke Vipps til å kreve inn kontingenter?

Ja, det kan dere. Les mer om hva som må til for å kreve inn kontingenter med Vipps her.

Hva skal lokallaget rapportere på?

Lokallaget som har mottatt Frifond-midler må rapportere at at alle pengene har blitt brukt opp innen 31. desember kalenderåret etter tilsagnsåret. Rapporten må vise hva lokallaget har brukt pengene på, men de behøver ikke å levere bilag. Husk at lokallagene må oppbevare disse bilagene i minst 5 år! Vi anbefaler at din organisasjon har en enkel mal som lokallagene må bruke. Dere må ha oversikt over hva lokallagene bruker pengene på, og om de har restmidler. Her finner du mer informasjon om lokallagsrapportering.

Husk at denne rapporten ikke er det samme som årsrapporten! Årsrapporten fra lokallaget skal vise oversikt over hvem som satt i styret, når styret ble satt, for hvilken periode styret satt, og et eksempel på aktivitet som ble gjennomført. Husk at lokallaget må ha minst én medlemsrettet aktivitet for å være tellende! Styremøte og årsmøte telles ikke. Se ellers under spørsmålet om «Dokumentasjonskrav» for mer informasjon om dette.

Hva skjer på et oppfølgingsbesøk?

Hvert besøker LNU ca. 20 % av mottakerorganisasjonene. Formålet med dette besøket er både å bli bedre kjent med din organisasjon, og deres forvaltning av Frifond-midlene. Vi bruker et standardskjema med de samme spørsmålene til alle, og dere får en skriftlig tilbakemelding etter besøket. Det er saksbehandler i Frifond organisasjon og en kollega fra LNU som kommer. Møtet kan ta opp til to timer. Vi avslutter med en kontroll av grunnlagstall og lokallagenes rapporter om bruk av midler.

Dette må du klart til besøket:

  • Medlemsliste med oversikt over kontingentinnbetalinger for grunnlagsåret (2019 i 2021), husk at kontingenten skal kunne spores tilbake til det enkelte medlem
  • Lokallagsdokumentasjon for grunnlagsåret (årsrapporter)
  • Dokumentasjon på lokallagenes aktiviteter (Frifond-rapporten som viser hva midlene er brukt på, og at midlene er brukt opp, eventuelt gjenstående restbeløp) 
  • Transaksjonslister for utbetaling av midler til lokallagene for tilsagnsåret
  • Siste godkjente årsmelding med årsregnskap for sentralleddet
  • Organisasjonens sentrale vedtekter
  • Eventuelle interne skjemaer eller lignende som dere bruker i deres forvaltning av midlene fra Frifond organisasjon

Her er noen flere tips:

  • Medlemslister – det er viktig at dere har medlemslistene klare, og at listene lett viser oversikt over tellende medlemmer. Det fra denne listen vi tar stikkprøver fra. De behøver ikke å være skrevet ut, men må lett finnes fram digitalt. Vi vil se OCR-fil eller giro som er innbetalt, eller dokumentasjonen som kommer fra sms-  eller Vipps-innbetalinger.
  • Spore kontingent – det er viktig at betalingen viser hvem som har betalt, hva som har blitt betalt og hva betalinger gjelder.
  • Årsrapporter må finnes for hvert tellende lokallag. Årsrapporten må inneholde:
  • hvilket grunnlagsår den gjelder for
  • lokallagets navn
  • kommune- og fylkestilhørighet
  • dato for valg av styret som satt 31. desember i grunnlagsåret
  • styrets funksjonsperiode
  • navn og adresse på styremedlemmer per 31. desember i grunnlagsåret
  • en beskrivelse av minst én medlemsrettet aktivitet gjennomført i grunnlagsåret
  • dato og signatur utført etter grunnlagsåret av den som var lederen for lokallaget 31. desember i grunnlagsåret, eller av to av de som var styremedlemmer 31. desember i grunnlagsåret
  • Bruk av midler: lokallagene må levere rapport for bruk av midlene. Rapporten må vise hva midlene har blitt brukt til, hvor mye som er brukt, og størrelsen på et eventuelt restbeløp. Se mer om lokallagenes Frifond-rapport her. Det er sentralleddets ansvar å ha oversikt over restbeløp i lokallagene og at de betales tilbake, og vi vil stille spørsmål rundt det.
  • Ha dokumentasjonen klar! Dette gjelder alt av medlemslister, årsrapporter og rapporter om bruk av midler (Frifond-rapporter). Det må ikke være på papir, men må være enkelt å finne fram digitalt. Vi sjekker OCR-filer og sporer betalinger, det er derfor viktig at du eller en kollega som vet, er med på møtet slik at dette kan sjekkes. Hvis din organisasjon ikke har OCR-filene på deres kontor, må dere forberede deres medlemssystem på at vi kommer og vil sjekke OCR. Best er det om dere har fått tilsendt de på forhånd.

Husk at målet med dette møtet er å bli bedre kjent, og det er fin anledning til å spørre oss om hva dere lurer på, og ellers komme med ris/ros!

Hva menes med setningen «Organisasjonen må kunne dokumentere antall tellende medlemmer/lokallag» i retningslinjene?

Grunnlagstallene som er oppgitt i søknaden må kunne dokumenteres, og all dokumentasjon må være klar når søknaden sendes inn. Punkt 9 i retningslinjene forteller hvilken dokumentasjon som er nødvendig:

Antall tellende medlemmer dokumenteres ved å vise til et sentralt medlemsregister. Dette må inneholde navn, bostedsadresse, fødselsår, eventuell tilknytning til lokallag og informasjon om betalt kontingent for hvert medlem per 31. desember i grunnlagsåret. Kontingenten må kunne spores tilbake til hvert enkelt medlem. Medlemmenes demokratiske rettigheter skal fremgå av organisasjonens vedtekter.

Antall tellende lokallag dokumenteres ved å vise til innsendte årsrapporter. En årsrapport er et standardisert skjema innsendt til sentralleddet. Årsrapportene må inneholde lokallagets navn, kommune- og fylkestilhørighet, dato for valg av styre, styrets funksjonsperiode og navn og adresse på styremedlemmer per 31. desember i grunnlagsåret. Årsrapporten må være datert og signert etter grunnlagsåret av den som var lederen for lokallaget 31. desember i grunnlagsåret, eller av to av de som var styremedlemmer 31. desember i grunnlagsåret. Årsrapporten må også inneholde en beskrivelse av minst én medlemsrettet aktivitet gjennomført i grunnlagsåret. Dersom lokallaget har egne vedtekter skal disse oppbevares sentralt.

Hva kreves av medlemslistene?

Dere trenger et sentralt medlemsregister. Dette gjelder også hvis det er lokallagene som krever inn kontingentene. Sentralleddet må ha en oversikt over antall tellende medlemmer i alle lokallag. Disse listene må inneholde navn, adresse, fødselsår, eventuell tilknytting til lokallag og informasjon om betalt kontingent for hvert medlem per 31. desember i grunnlagsåret. Med informasjon så mener vi dato for innbetaling og hvordan vi kan spore innbetalingen.

Husk at dere må ha klar listene over medlemmer for grunnlagsåret når vi kommer på besøk. Det behøver ikke være på papir, men dere må ha klar liste over tellende medlemmer dere søker om støtte for. Listen må altså skille ut de andre medlemmene som er over 26 år, ikke har betalt kontingent eller av andre grunner ikke er tellende. Ut i fra denne listen tar vi stikkprøver og sjekker innbetalingen til utvalgte medlemmer.

Spore innbetalingen ved sentral innkreving:

  • Vipps: rapport – eget Vippsnummer er viktig
  • Sms – hente rapporter fra selskapet
  • Faktura – OCR – viktig at dette er klart hvis dere har et eksternt medlemssystem. Dette kan løses ved at medlemssystemet kan kontaktes via Skype eller lignende. OCR-filer skal sjekkes.

Sporbarhet ved kontant betaling til sentralleddet:

Medlemmet må signere på at det er betalt kontingent for gjeldende grunnlagsår. I tillegg må dokumentasjonen inneholde dato for innbetalingen, hvilket år det betales for og størrelsen på kontingenten. Organisasjonen må også dokumentene at kontingenten er gitt til sentralleddet.

Ved lokal innkreving:

Det enkelte lokallag må føre liste over tellende medlemmer. Denne listen skal sendes til sentralt sammen med årsrapporten, uansett hvilken betalingsform som benyttes. Listen må inneholde navn, adresse, fødselsår, om medlemmet har betalt kontingent for grunnlagsåret og størrelsen på den innbetalte kontingenten. Listen må signeres av leder av lokallaget eller to av styrets medlemmer. Det kan brukes elektronisk kommunikasjon, men det må være en metode som autentiserer avsender og innholdet av dokumentasjonen.

Husk at dokumentasjonen dere har må vise opplysninger som kreves i retningslinjenes punkt 9 om tellende medlem!

Hva kreves av årsrapporter fra lokallagene?

Lokallaget må levere en årsrapport for hvert enkelt grunnlagsår. Selv om styret er valgt for to år av gangen, må de levere én årsrapport for hvert år.

Denne årsrapporten må inneholde:

  • hvilket grunnlagsår den gjelder for
  • lokallagets navn
  • kommune- og fylkestilhørighet
  • dato for valg av styre som satt 31. desember i grunnlagsåret
  • styrets funksjonsperiode
  • navn og adresse på styremedlemmer per 31. desember i grunnlagsåret
  • en beskrivelse av minst én medlemsrettet aktivitet gjennomført i grunnlagsåret
  • dato og signatur utført etter grunnlagsåret av den som var lederen for lokallaget 31. desember i grunnlagsåret, eller av to av de som var styremedlemmer 31. desember i grunnlagsåret

Dersom lokallaget har egne vedtekter skal disse oppbevares sentralt.

Vi anbefaler at dere har en egen mal for årsrapport, et eksempel finner dere nederst på denne siden. Referat fra årsmøtet kan også brukes så sant all påkrevd informasjon kommer med.

Kan lokallagene bruke pengene fritt?

Nei. I punkt 4 i retningslinjene spesifiseres det at:

Sentralleddet kan ikke legge føringer for lokallagenes bruk av midler. Støtte skal ikke brukes til lønn, innsamlingsaktivitet, for å bygge egenkapital, utenfor Norge eller på ulovlige rusmidler, alkohol og tobakk. Støtte skal ikke tilbakeføres til sentralleddet, og skal ikke brukes til å finansiere sentralleddets aktivitet.

Det kan være lurt å inkludere dette i organisasjonens interne retningslinjer for forvaltning av Frifond-midler. Dette gjør det enklere for lokallagene å vite om avgrensninger for bruk av midlene. Husk at Frifond-midler ikke kan brukes til å honorere for eksempel tillitsvalgte heller. Men et honorar kan gis til for eksempel ekstern kursholder om noe som lokallaget ikke har kompetanse om.

Men kan lokallagene bruke penger på å reise til sentrale arrangementer?

Nei. Likevel er det ofte spørsmål rundt dette, og her skal vi presisere det mer:

Midlene skal som hovedregel ikke brukes til å dekke reiseutgifter og deltakeravgift til regionale og sentrale arrangement. Kun unntaksvis kan det åpnes opp for dette.

Unntakene kan gå på lokallagene (at det enkelte lokallag for eksempel er lite/sårbart/dårlig stilt økonomisk og trenger kursing/input som man får på arrangementet) eller på arrangementene (at det enkelte arrangement er et unntak fra organisasjonens vanlige drift og virke, for eksempel et eget kurs om hvordan lage trygg aktivitet med hensyn til korona eller lignende).

Lokallagene må kunne argumentere for hvordan arrangementet bidrar til å styrke lokallagets aktivitet, og sentralleddet må kunne vise til hvordan dette er et unntak fra vanlig praksis. Sentralleddet skal ikke oppfordre eller pålegge lokallaget å bruke Frifond-midlene sine på dette, lokallaget må selv ha bestemt at dette er noe de ønsker.

Klikk her for å laste ned presentasjonen i sin helhet.

Kontaktperson

Topp