Når organisasjoner arrangerer sommerleir er det ofte ett av de største prosjektene i løpet av året. De fleste har da en kombinasjon av frivillige og ansatte som jobber med både planlegging og gjennomføring av leir. Hvordan man skal ta vare på de som jobber med leiren og legge til rette for en god samarbeidskultur i gruppa er ofte spørsmål man må ta stilling til. Vi prøver her å gi dere noen gode tips og triks på veien.
Når man har med ansatte på gjennomføring av leir er det viktig å huske at man fortsatt skal være innenfor rammene av arbeidsmiljøloven og det må være klare avtaler om arbeidstid og overtid. Det er også viktig med grenser for innsatsen og arbeidet til de frivillige. Muligheten for å få tatt pauser og koble helt av er helt nødvendig for at vi ikke skal brenne ut kruttet til de som er med oss på gjennomføringen av leiren.
For eksempel kan det være fint å ha et rom der deltakere på leiren ikke har adgang, så hvis man er på det rommet kan man koble helt av. Det kan også være fornuftig at de som arrangerer leiren har enerom, hvis det er mulig. Eventuelt at de kun deler rom med andre som er med og arrangerer så det er enklere å si ifra at man trenger at det er helt stille på rommet, og man kan trekke seg tilbake dit underveis i løpet av dagen ved behov.
Veldig mye av jobben med å skape en god samarbeidskultur er arbeid som bør gjøres i forkant av leiren. Det er svært viktig å gi de som skal jobbe sammen mulighet til å ta noen felles forventningsavklaringer. Her er det viktig at man både snakker litt om ambisjonsnivå for leiren som helhet, og skaper en felles forståelse for hva som er bra nok. Men også at man blir kjent med hverandre og forstår hvordan de andre i gruppa “funker”. Og at man skaper forståelse for ulikhetene i gruppa. For eksempel er det viktig å ha snakket om hvordan ulike personer henter energi på ulike måter.
Å ha felles opplevelser for gruppa, i forkant av en leir, kan skape et godt klima der man utvikler en egen gruppekultur med egen intern humor. Dette kan være svært nyttig å ha når det blir lange, slitsomme dager på leir.
Underveis i leiren er det også lurt å ha noen løpende forventningsavklaringer. En måte å gjøre dette på kan være å innføre “Stabsmøter”. Faste sjekk-inn punkt et par ganger per dag. For eksempel ett på morgen og ett på ettermiddag/kveld. Der kan man som gruppe høre hvordan alle har det; er det noen som har lite energi, andre som har noe ekstra? Man kan løfte bekymringer og finne mulige løsninger sammen.
Det er veldig viktig å anerkjenne behovene til alle i gruppa, og prøve å spille hverandre gode basert på hverandre sine styrker.
_______________________________________________________________________
For å komme i gang med samtalen om forventningsavklaringer kan man bruke spørsmålene under som grunnlag for samtalen. Hver person sitter med spørsmålene og gjør notater om seg selv, så deler man med hele gruppa sånn at alle blir kjent med alle.
_______________________________________________________________________
Når man skal jobbe sammen på leir så er det mye som går enklere hvis man har et bevisst forhold til oppgavefordelingen. Det er viktig å huske at man skal jobbe sammen, som et lag. Dette betyr at man bør fordele oppgaver på en smart måte. En rettferdig arbeidsfordeling er ikke alltid synonymt med at alle gjør like mange oppgaver.
Det jeg synes er en oppgave som krever mye energi kan være noe som en annen synes er oppgaver som gir energi. For eksempel det å ta morgenskiftet. Noen synes det er grusomt å stå opp tidlig, mens andre trives bedre med en tidlig start på dagen der det kanskje ikke er så mange andre som er våkne. Da vil en smart arbeidsfordeling være å dele på oppgavene slik at alle får gjøre noe som gir dem energi, og alle må ta noe som oppleves som mer krevende.
Det er også viktig for samarbeidet i gruppa at man husker å gi hverandre eierskap til egne oppgaver, eller like viktig, la hverandre ta eierskap til egne oppgaver. Eierskap til en oppgave er ofte en nøkkel til motivasjon for gjennomføring av oppgaven. Det er også viktig at man har avklart tydelig hvem som bestemmer hva underveis på leiren. Hva må gruppen bli enige om i felleskap og hva er beslutninger leirsjefen kan ta alene? Hva kan nattevaktene bestemme alene? Det er vanskelig å lage en uttømmende liste, og helt klar fasit på disse spørsmålene, men om man har tatt en diskusjon og prøvd å lage noen klare retningslinjer før leiren så er det mye enklere å jobbe når det oppstår situasjoner underveis.
På samme måte som forventningsavklaringer, er det å være klar over hvordan man kommuniserer underveis i leiren, en nøkkel til godt samarbeid. Mye av jobben med å håndtere konflikter på en god måte er å komme dem i forkjøpet. Hvis man bruker litt tid og blir kjent med hverandre og bli klar over forskjeller i gruppa, er det mye enklere å unngå misforståelser. Dette gjør også at det er enklere å tolke hverandre i beste mening.
For eksempel er det slik at ekstroverte ofte tenker høyt for å prosessere, og ikke alltid venter til tankene er ferdig formulert før de snakker. Ofte kan de dermed ende opp med å avbryte andre. Introverte ser ofte på dette som at man er uhøflig frem til man får forklart at dette bare er den ekstroverte sin måte å tenke på.
Det å bygge en god tilbakemeldingskultur er viktig. Det skal være lov å gi hverandre tilbakemeldinger og konstruktiv kritikk uten at folk blir krenket eller såret. Og det er viktig å ha respekt for forskjeller. Det er lurt å prøve så godt man kan å være raus, og ha tillit til at alle gjør det rette som et utgangspunkt.
Oppsummert så kommer man veldig langt med respekt, forståelse og toleranse. Skap en kultur der det er høyt under taket. Det er lov å være uenig, men man bør forsøke å komme til kompromiss som fungerer for alle i gruppa.
Kort oppsummert kommer man langt med god kommunikasjon både i forkant og underveis i leiren.
Lykke til med sommerleir og husk vi i LNU har mange ulike ressurser i vår kompetansebank som du finner her.