Retningslinjer

1.Målet for støtteordningen

Formålet med Frifond er å stimulere barn og unges frivillige aktivitet og deltakelse lokalt, både gjennom frivillige organisasjoner og frittstående grupper og foreninger. Ordningen skal bedre rammebetingelsene for frivillige organisasjoners og gruppers medlemsbaserte virke på lokalt nivå i hele landet.

2. Hvem kan få støtte

Organisasjoner som gjennom sine vedtekter og praksis kan vise til at følgende krav er oppfylt i grunnlagsåret:

• De er medlemsbaserte, demokratiske organisasjoner som har lokal aktivitet for barn og unge under 26 år, med et sentralledd og minst fem tilknyttede tellende lokallag, fordelt på minst to fylker, og har minst 200 tellende medlemmer under fylte 26 år per 31.12. Organisasjoner med naturlig begrenset rekrutteringsgrunnlag gitt av organisasjonens formål må ha minst 100 tellende medlemmer fordelt på to tellende lokallag i to fylker i grunnlagsåret.

• Alle medlemmer i organisasjonen må ha fulle demokratiske rettigheter fra fylte 15 år, dvs. stemmerett, lik møterett, tale- og forslagsrett, og rett til å la seg velge som representant. Alle medlemmer, også de under 15 år, har reell mulighet til å påvirke organisasjonens beslutninger. Organisasjonens demokrati skal vurderes ut ifra et ideal om at medlemmene har beslutningsjevnlikhet, effektiv deltakelse, opplyst forståelse og kontroll over dagsorden og økonomi.

Organisasjonene kan velge å søke om ettårig eller treårig støtte. Hvis organisasjonen søker om treårig støtte, vil de samme grunnlagstallene gjelde for disse tre årene. Midlene vil ikke betales ut samlet, men kommer en gang per år slik som resten av tilskuddene i ordningen. Hvert år må organisasjonen bekrefte grunnlagstallene i søknadsportalen.

Organisasjonene må hvert år delta på det obligatoriske brukerseminaret.

3. Hvem kan ikke få støtte

Organisasjoner som:

• er offentlige organer eller enheter, eller som har en aktivitet som er et offentlig ansvar eller tilbud,
• er fortjenestebasert, basert på samvirkeprinsipper,
• er registrert med en annen organisasjonsform enn «Forening/lag/innretning» i Enhetsregisteret,
• er tilknyttet Norges idrettsforbund gjennom et av NIFs særforbund eller har formål knyttet til idrett,
  har en barne- og/eller ungdomsorganisasjon som allerede får Frifond-midler fra LNU eller Norsk musikkråd.

En organisasjon kan kun motta støtte fra én Frifond-ordning, og organisasjoner hvor noen ledd har mottatt støtte i andre av Frifonds støtteordninger kan ikke motta støtte i Frifond organisasjon i samme kalenderår.

4. Hva kan støtten brukes til

Støtten skal gå til aktivitet i regi av lokallag. Lokallagene skal selv bestemme hvordan Frifond-støtten skal brukes, så lenge de brukes i tråd med organisasjonens retningslinjer for støtteordningen.

Støtte skal ikke brukes:

• til lønn,
• til innsamlingsaktivitet,
• for å bygge egenkapital,
• utenfor Norge eller,
• på ulovlige rusmidler, alkohol og tobakk.

Sentralleddet kan ikke legge føringer for lokallagenes bruk av midler. Støtte skal ikke tilbakeføres til sentralleddet, og skal ikke brukes til å finansiere sentralleddets aktivitet. Lokallagene kan kun kjøpe varer fra sentralleddet for å styrke den lokale aktiviteten, og sentralleddet kan ikke tjene penger på salget. Lokallagene kan kun bruke Frifond-midler til reisestøtte og deltakelse på sentrale arrangement, eller til å dekke reise for besøk av sentralledd, dersom: 

• det styrker lokal aktivitet,  
• er initiert og begrunnet av lokallaget selv, og  
• skjer i begrenset omfang i organisasjonen.  

Det vil si at lokallagene må kunne argumentere for at arrangementet bidrar til å styrke lokallagets aktivitet, og sentralleddet må kunne vise til at dette er et unntak fra vanlig praksis. Sentralleddet skal ikke oppfordre eller pålegge lokallaget å bruke Frifond-midlene sine på dette, lokallaget må selv ha bestemt at dette er noe de ønsker. 

5. Søknadsfrist

Søknadsfristen er 15. april.

6. Organisasjonenes bruk av midlene

Organisasjonens egne retningslinjer for bruk av Frifond-midler

Organisasjonene skal ha egne retningslinjer for bruk og fordeling av Frifond-midlene mellom lokallag. Retningslinjene må være vedtatt av et demokratisk organ og gjøres tilgjengelig for hele organisasjonen. Organisasjonene må lage egne retningslinjer innenfor retningslinjene for Frifond organisasjon, og disse må inneholde følgende informasjon:

• når og av hvem retningslinjene er vedtatt,
• hvor stor andel av tilskuddet sentralleddet beholder til administrasjon, maks 5 %,
• frist for utbetaling av midler fra sentralleddet til lokallagene,
• frist for når lokallagene må bruke opp midlene,
• beskrivelse av hvordan organisasjonen fordeler midlene mellom sine lokallag, inkludert fordelingsnøkkel dersom organisasjonen tildeler driftsmidler,
• beskrivelse av klagerutinene organisasjonen har på fordelingen,
• beskrivelse av hvilke rutiner og kontrollhandlinger sentralleddet har som sikrer at lokallagene bruker midlene i henhold til LNUs retningslinjer. Kontrollhandlingene skal sannsynliggjøre ovenfor LNU at bruken av midlene har vært i tråd med formålet og LNUs retningslinjer,
• beskrivelse av hvordan lokallagene skal rapportere på bruk av midler til sentralleddet.

Organisasjonen kan også gi andre bestemmelser for lokallagenes bruk av Frifond-midler.

Frifond-midlene kan fordeles fra sentralledd til lokallag som ett eller flere av følgende:

• Prosjektmidler: Midlene tildeles etter søknad fra lokallagene.
• Driftsstøtte: Sentralleddet fordeler midlene mellom lokallagene ved hjelp av en fordelingsnøkkel. Fordelingsnøkkelen mellom lokallagene må være vedtatt og gjort kjent som en del av organisasjonens retningslinjer for bruk og fordeling av Frifond-midlene.
• Oppstartsmidler: Sentralleddet fordeler en fast sum midler til nyoppstartede lag.

Organisasjonens utdeling av støtte til lokallag

• Sentralleddet skal utbetale midlene til lokallagene fortløpende og senest innen 31. desember i tilskuddsåret.
• Organisasjonen skal kunngjøre Frifond-midlene overfor sine lokallag.
• Midlene skal være brukt opp av lokallaget senest 31. desember året etter tilskuddsåret. For søknadsåret 2024 skal lokallagene ha brukt opp midlene innen 31. desember 2025. Ubrukte midler, midler brukt i strid med retningslinjenes punkt 4, og midler lokallaget ikke har rapportert på skal kreves tilbake av sentralleddet.
• Lokallag skal ikke ha tilskudd fra flere tilskuddsår på konto samtidig. Ubrukte midler må derfor betales tilbake før nye midler utbetales.

7. Formelle krav til søknaden

Søknad og rapport skal leveres gjennom LNUs søknadsportal.

Søknaden skal inneholde:

• antall medlemmer i grunnlagsåret,
• antall tellende medlemmer i grunnlagsåret,
• antall lokallag i grunnlagsåret,
• antall tellende lokallag i grunnlagsåret,
  organisasjonens interne retningslinjer for egen Frifond-forvaltning.

LNU kan ved tvil om søknadsgrunnlaget kreve at det legges ved en særattestasjon fra revisor som bekrefter oppgitt informasjon. LNU kan fastsette nærmere regler for slik særattestasjon for revisor ved behov.

Dokumentasjon på grunnlagstall må være klart innen søknadsfristen.

8. Definisjoner

Tellende medlem: Et tellende medlem har per 31. desember i grunnlagsåret frivillig og individuelt meldt seg inn i organisasjonen, er under 26 år, står i medlemsregisteret til organisasjonen, har betalt kontingent for grunnlagsåret, har bostedsadresse i Norge i grunnlagsåret og har etter 15 år fulle demokratiske rettigheter i organisasjonen. Medlemmer under 15 år kan være innmeldt av foresatt eller verge.

Selv om en person kan ha tilknytning til flere lokallag gjennom ett medlemskap, skal hen bare telles en gang per nasjonale organisasjon i tilskuddsgrunnlaget.

Kontingent: Kontingenten skal være på minst 50 kroner for hvert medlem, og gjelde for maksimalt ett kalenderår. Ved familiemedlemskap teller hvert medlem som individuelt medlem, og kontingenten for familiemedlemskap skal være på minst 100 kroner til sammen.

Ved betaling fra og med 1. juli kan kontingent for innmeldingsår og kontingent for første medlemsår betales samtidig. Dette er et beløp som må overstige 100 kroner. Kontingenten må være betalt senest 31.12. i grunnlagsåret.

For organisasjoner som er organisert som en sammenslutning hvor lokallagene ikke bygger på individuelle medlemskap vil LNU gjøre en vurdering av hvorvidt de tilfredsstiller kravene til medlemsbasert virke. I denne vurderingen vil LNU bestemme hvordan man skal måle antallet tilsluttede personer. Som en generell regel vil elev- og studentmedlemskap telle som 1 % av et vanlig tellende medlem. Organisasjoner som baserer seg på individuelle medlemmer kan ikke samtidig søke om å få telle andre former for medlemskap.

Medlemmer i lokallag tilhørende Norges idrettsforbund er ikke tellende ved lokal kontingentinnkreving.

Tellende lokallag: Et tellende lokallag er laveste nivå av selvstendig, demokratisk enhet i organisasjonen per 31. desember i grunnlagsåret. Et lokallag skal ha:

• minst fem tellende medlemmer,
• ha gjeldende vedtekter,
• eget styre valgt av og blant medlemmene, og valg av styret kan ikke avholdes sjeldnere enn annet hvert år,
• minst én medlemsrettet aktivitet i tråd med formålet med ordningen. Som medlemsrettet aktivitet gjelder ikke årsmøter, styremøter og andre vedtektsfestede møter.

Tellende lokallag skal ha en selvstendig økonomi, og de må ha levert årsrapport til sentralleddet. Tellende lokallag hvor tre medlemmer eller færre er over 15 år, trenger ikke eget styre valgt av og blant medlemmene.

Lokallag kan ikke inngå i tilskuddsgrunnlaget til mer enn en nasjonal organisasjon, og organisasjonene har ansvar for å sikre at deres lokallag ikke telles inn i grunnlaget for mer enn en organisasjon.

Lokallag som er tilknyttet Norges idrettsforbund i tillegg til å være tilknyttet et sentralledd som søker støtte fra Frifond organisasjon kan ikke regnes som tellende lokallag, og kan heller ikke motta Frifond-midler.

Grunnlagsår: Grunnlagsåret er året man søker om støtte på grunnlag av. Når det bes om antall tellende medlemmer eller tellende lokallag i grunnlagsåret, er det antall tellende medlemmer per 31.12. det aktuelle året. For søknadsåret 2024 er grunnlagsåret 2022.

Søknadsår (året søknaden leveres) og tilskuddsår (året støtten mottas) er det samme året.

9. Dokumentasjonskrav

Organisasjonen må kunne dokumentere:

1. Antall tellende medlemmer. Disse skal være ført inn i et sentralt medlemsregister, og må inneholde: navn, bostedsadresse, fødselsår, eventuell tilknytning til lokallag og informasjon om betalt kontingent for hvert medlem per 31. desember i grunnlagsåret. Medlemmenes demokratiske rettigheter skal fremgå av organisasjonens vedtekter.

2. Antall tellende lokallag. Tellende lokallag har levert årsrapport til sentralleddet. En årsrapport er et standardisert skjema innsendt til sentralleddet. Årsrapporten må være datert og signert av lederen for lokallaget, eller to av styrets medlemmer, etter telletidspunktet 31.12 i grunnlagsåret. Elektronisk signatur godkjennes også. For lokallag uten valgt styre (se punkt 8), skal årsrapporten signeres og dateres av en som har tilknytning til laget. Dersom lokallaget har egne vedtekter, skal disse oppbevares sentralt. Sentralleddet må også kunne vise en oversikt over antall tellende medlemmer i lokallaget.

Årsrapportene må inneholde:

• lokallagets navn,
• kommune- og fylkestilhørighet,
• dato for valg av styre,
• styrets funksjonsperiode,
• navn på styremedlemmer per 31. desember i grunnlagsåret,
• en beskrivelse av minst en medlemsrettet aktivitet gjennomført i grunnlagsåret.

3. At støtten er fordelt og brukt i tråd med retningslinjene for støtteordningen. Her må lokallaget ha bekreftet at midlene er brukt opp, og at de er brukt i tråd med retningslinjene. Dette kan gjøres ved et enkelt regnskap som viser hva lokallaget har fått tildelt og hva støtten har blitt brukt til.

4. At kontingent er innbetalt i tråd med retningslinjene. I dette ligger det at:

• Sentralleddet skal oppbevare dokumentasjon for tellende medlemmers innbetalte kontingent, både for sentral og lokal innkreving.
• Innbetaling av kontingent skal kunne spores tilbake til det enkelte medlemmet.
• Ved kontantbetaling skal medlemmet signere på at hen har betalt kontingent til organisasjonen for det aktuelle grunnlagsåret. Kontingentinnkrevingen skal også merkes med dato for innbetaling, hvilke år det betales for og hvor mye som er innbetalt. Det skal dokumenteres at innbetalingen har nådd sentralleddet.
• Ved lokal innkreving skal lokallaget føre oversikt over medlemmene. Listen må vise navn, adresse, fødselsår, om medlemmet har betalt kontingent for grunnlagsåret og at kontingenten minst tilsvarer minimumsbeløpet i punkt 8. Medlemslisten skal signeres av lokallagsleder eller to styremedlemmer og sendes til sentralleddet sammen med årsrapporten. Dersom lokallaget ikke har valgt styre, skal medlemslisten signeres av en person som har tilknytning til laget.

Dokumentasjon i forbindelse med søknaden må oppbevares i minst fem år fra 1. januar i grunnlagsåret. Dokumentasjon på fordeling og bruk av midler må oppbevares i minst fem år fra 1. januar i året midlene ble utbetalt.

10. LNUs behandling av søknaden

Søker kan be om veiledning. Dette må gjøres i god tid før søknadsfrist. Søkere er selv ansvarlig for å fylle ut all etterspurt informasjon i søknadsportalen.

Nye søkere oppfordres til å be om veiledning, senest 1 måned før søknadsfristen.

Organisasjonene som har fått godkjent sine grunnlagstall og er støtteberettiget i støtteordningen mottar en sum sammensatt av et grunntilskudd og et variabelt tilskudd:

• Et grunntilskudd på maksimalt 75 000 kroner. Grunntilskuddet kan ikke være større enn det variable tilskuddet. Dersom det variable tilskuddet er under 75 000 kroner vil grunntilskuddet være like stort som det variable tilskuddet.
• Et variabelt tilskudd der 40 % er utregnet på grunnlag av antall tellende lokallag i grunnlagsåret og 60 % er utregnet på grunnlag av antall tellende medlemmer i grunnlagsåret.

Ingen søkerorganisasjon kan motta mer enn 7,5 % av den totale potten i Frifond organisasjon forvaltet av LNU.

Innen fire uker kan organisasjonene forvente å få et vedtak på om de oppfyller inngangskriteriene for støtteordningen, og hvilke grunnlagstall som eventuelt godkjennes. Organisasjonen kan søke om unntak fra retningslinjene. Innen søknadsfristen må man ha levert ordinær søknad, og søkt om unntak inne i søknadsportalen.

Når LNU har mottatt årets tilskuddsbrev fra Kulturdepartementet får organisasjonene informasjon om utregna tildelingssum.

11. Signering av tilskuddsbrev

Ved tilskudd får organisasjonen et elektronisk tilskuddsbrev som må signeres i søknadsportalen av daglig leder, eller den styret gir en fullmakt, innen fire uker etter tilskuddet er gitt. Dersom det ikke er signert innen fristen kan organisasjonen miste tilskuddet.

Hele tilskuddet utbetales når LNU har mottatt korrekt utfylt tilskuddsbrev. LNU kan utbetale nye midler når utestående krav er betalt, og/eller rapporter på tidligere prosjekt(er) er levert.

12. Rapportering

Organisasjoner som mottar støtte forplikter seg til å levere rapport i tråd med tilskuddsbrevet innen 1. mars 2025.

13. LNUs rett til innsyn og omtale

LNU skal hvert år besøke minst 20% av mottakerorganisasjonene. Alle organisasjoner skal besøkes etter deres første år som mottaker.

LNU har rett til innsyn i relevante regnskapsbilag. Ved mistanke om mislighold eller om at tilskudd er gitt på falskt grunnlag, kan LNU kreve at organisasjonen framlegger ytterligere dokumentasjon enn det som kreves ved normal rapportering for å avkrefte en slik mistanke.

Organisasjonene skal ved kontroll kunne legge frem:

• dokumentasjon for oppgitt antall tellende medlemmer og tellende lokallag, og at disse tilfredsstiller kravene i retningslinjene,
• dokumentasjon for at midlene er fordelt og brukt i tråd med retningslinjene,
• alle relevante regnskapsbilag,
• organisasjonens oversikt over tillitsvalgte,
• godkjente årsregnskap og årsberetninger,
• organisasjonens vedtekter.

Riksrevisjonen og den myndigheten som finansierer støtteordningen har rett til innsyn for å kontrollere at tilskuddene er brukt etter forutsetningene.

LNU har rett til å offentliggjøre hvor mye støtte hver organisasjon mottar og informasjon om aktivitet som er støttet av støtteordningen. LNU kan også ta kontakt med pressen for å skape oppmerksomhet rundt aktivitet eller støtteordningen. Dette vil skje etter dialog med mottakerorganisasjonen.

14. Tilbakeholdelse og tilbakebetaling av midler

LNU kan kreve tilbake eventuelle restmidler. Restmidler kan være midler som ikke ble delt ut til lokallag fra sentralleddet, midler lokallagene ikke har brukt opp, midler lokallagene har brukt i strid med retningslinjene, og midler lokallagene ikke har rapportert om innen fristen. Sentralleddet i organisasjonen skal kreve tilbake restmidler i lokallagene. Sentralleddet kan søke om å få overført restmidlene til året etter, og dele disse ut på nytt, ved å sende en melding til saksbehandler. Disse restmidlene kan sentralleddet ikke ta ut administrasjonsandel av, og de må deles ut sammen med de nye midlene, altså senest 31.12 samme år.

Eventuelle renteinntekter skal ikke rapporteres om, og kan beholdes av organisasjonen.

Dersom søker bevisst har gitt LNU feil opplysninger om grunnlagstall eller organisasjonen, vil LNU anse at eventuell støtte er gitt på falskt grunnlag.

LNU har rett til å holde tilbake støtte dersom det er mistanke om at organisasjonen har misligholdt midler fra denne eller andre av LNUs støtteordninger, eller at støtte fra denne eller andre støtteordninger er gitt på falskt grunnlag. Dersom slik mistanke bekreftes, kan vedtak om støtte bortfalle.

Ved mislighold av midler, ved midler som er gitt på falskt grunnlag, ved mangelfull rapportering i denne støtteordningen eller ved brudd på retningslinjene, kan LNU kreve hele eller deler av støtten tilbakebetalt fra søkeren. LNU kan også vedta å ikke behandle søknader fra organisasjonen over et gitt tidsrom til forhold i organisasjonen er avklart, og LNU er trygg på at eventuelle tilskudd forvaltes på en forsvarlig måte. LNU vil også kunne knytte mislighold av midler til sentrale personer/aktører, og dette kan få konsekvenser for søknader fra andre grupper/organisasjoner hvor disse er involvert.

En organisasjon som viser uforsvarlig opptreden i forhold til støtteordningen, kan helt eller delvis utelukkes fra støtteordningen i inntil to år etter en nærmere vurdering. Ved denne vurderingen skal det blant annet legges vekt på om organisasjonen tidligere har tilegnet eller forsøkt å tilegne seg uberettiget tilskudd, størrelsen på eventuelt uberettiget beløp og skyldgraden for øvrig.

15. Klageadgang

Det kan klages på vedtak gjort av LNU. Skriftlig klage skal sendes via søknadsportalen innen tre uker etter at vedtak er sendt fra LNU. Siste klageinstans for støtteordningene er LNUs klageutvalg.